Innsynsjegeren

Fredrik Nordahl er journalist i avisen Varden og lidenskapelig opptatt av innsyn som journalistisk metode. De siste 13 årene har han hatt et særskilt ansvar for lokalpolitikk spesielt i Skien kommune. Erfaringene han har samlet, deler han som en ettertraktet foredragsholder på konferanser som SKUP og Gull og Gråstein. Nordahl sitter også som medlem av Pressens offentlighetsutvalg.

Tar ikke et nei for et nei

Kravet til journalføring og allmenhetens adgang til arkiver og dokumenter er nedtegnet i forvaltningsloven, offentleglova og arkivloven. Med innføringen av offentleglova i 1971 fikk allmennheten en lovfestet rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Slik fikk arkivene en stor betydning for transparens og demokratisk kontroll med forvaltningen.

– I min daglige journalistikk er offentleglova et evigvarende, fantastisk verktøy. Når jeg jobber med saker, er det viktig å finne dokumentasjon som enten bekrefter eller avkrefter tipset jeg jobber med, eller som kan hjelpe meg videre i prosessen.

Nordahl har lært seg å ikke ta et nei for et nei.

– Unntak fra offentleglova går ofte på skjønn og tolkninger. Det finnes alltid juridiske åpninger. Noen ganger møter jeg en stengt dør, men det er sjelden at et avslag er absolutt. Og skulle ikke den døra åpne seg, har jeg uansett lært noe i prosessen.

Festen ingen husket

For en del år tilbake ble det nevnt i et formannskapsmøte at Skien kommune hadde gitt 400 000 kroner i tilskudd i forbindelse med at Odd ballklubb skulle feire 125 år. Det pussige var at verken ordfører eller øvrige politikere, posisjon som opposisjon, kunne huske at de hadde gjort et vedtak om å bevilge pengene.

Saken vekket innsynsjegeren i Fredrik: – Det må finnes dokumentasjon rundt dette, tenkte jeg.

Etter hvert kom det frem at politisk ledelse og administrasjonsledelsen hadde såkalte samordningsmøter. Det heter at samordningsmøtene kun er en samtale om hva som skal skje i nærmeste fremtid, ingen vedtak blir gjort i møtene.

– Jeg ba om, og fikk utlevert, referater fra møtene. Selv om referatene i stor grad var sladdet, kom det frem at Odd-festen hadde vært et tema. Det var ikke mer håndfast enn at det hadde kommet en henvendelse fra Odd. Der stoppet sporene. Men jeg ante at det måtte finnes et annet referat, og fortsatte å spørre etter det. Til sist fikk jeg det. I dette referatet sto det eksplisitt at «assisterende rådmann ekspederer».

Dette referatet fantes ikke i noen journal. Det fantes bare på en PC og i en skuff.

– Saken viser at det alltid finnes noe. Du kan ikke bare godta at det ikke er noe å finne, du finner alltid noe – selv når ingen husker, sier Nordahl.

De usynlige arkivene

Et annet eksempel viser hvordan digitaliseringen av vår hverdag, inkludert politikernes, er en utfordring for både dokumentforvalterne og innsynsjegere.

Under koronapandemien opplevde innbyggerne i nabokommunene Porsgrunn og Skien at det var store forskjeller i restriksjoner og tiltak. Det skapte frustrasjon og usikkerhet i tvillingkommunene som deler det samme arbeidsmarkedet, helsetjenester og videregående skoler – for å nevne noe.

– Jeg ville til bunns i hvordan to så like kommuner kunne ha så ulike koronatiltak, og ba om innsyn spesifikt i alt av e-poster og SMS-er som ordførerne i Skien og Porsgrunn hadde sendt til hverandre i løpet av 10 dager i mai 2020. Det var jo en interessant øvelse i seg selv, for de to forsendelsene var ikke like.

Kommunikasjonen på e-post og SMS mellom de to ordførerne var ikke journalført. – Ved å be om innsyn kunne vi dokumentere samtalene ordførerne hadde hatt, hvilke argumenter de hadde hatt for eller imot tiltak. Men her er det en åpenbar risiko: Det er fort gjort å slette meldinger på telefonen, og da er denne informasjonen tapt, sier Nordahl.

Han opplever at kommunene stort sett har et apparat for å håndtere e-postene som kommer inn. Men SMS-er er mer flyktige.

– Jussen er likevel klar: Omhandler SMS-en en sak, skal den journalføres. Det kan være fort gjort å glippe når man mottar og sender SMS-er på farta.

Et tredje eksempel er prosessen rundt de voluminøse planene for Googles datasenter i Skien. Prosessen har pågått i flere år, og i utgangspunktet skulle en tro at det fantes brede spor i journalene.

– Etter å ha gått bredt ut med en innsynsbegjæring fikk jeg omsider dokumentene nå i vår. Et veldig stort omfang er ikke synlig i journalene. I Norge har vi et hemmelig arkiv, det vet vi finnes. Men rundt i kommunene virker det å være et usynlig arkiv, et vi ikke vet finnes. Og det blir bare større og større. Kaster vi et overfladisk blikk på postlister rundt om, kunne vi få inntrykk av at så å si all korrespondanse ut og inn til en kommune handler om jobbsøknader og byggesakspapirer.

Journalførernes kamuflasjeteknikker

Et økende problem for Nordahl og andre innsynsjegere er at innføringene i journalsystemer blir stadig mer intetsigende.

– Å finne dokumenter i postlistene som kan gi grunnlag for kritisk og undersøkende journalistikk, er ikke like åpenbart lenger. De som fører de kommunale eller fylkeskommunale journalene, er blitt stadig flinkere til å nøytralisere titlene. Jeg har selv erfart at egne forespørsler, som kan ha titler som «oversikt over alle klagesaker og avvik i helsesektoren i Skien kommune», blir endret til «innsynsforespørsel».

I 2021 kom Riksrevisjonen med sterk kritikk til departementer for mangelfull arkivering og feil journalføring. I rapporten ble det påpekt: «Intetsigende og like titler er fortsatt utbredt. Det gjør det vanskelig for offentligheten å finne dokumenter og forstå hva de inneholder.» Og videre: «Manglende arkivering og mangelfull journalføring av dokumenter i viktige enkeltsaker svekker mulighetene for offentlig debatt og demokratisk innsyn og kontroll.»

I etterkant av Riksrevisjonens rapport utarbeidet Arkivverket en egen veileder for arkivføring og journalføring i departementene og statlige virksomheter. Her heter det blant annet: «Korrekt og løpende journalføring sikrer kvaliteten på arkivet, og gjør det enklere å finne dokumenter.»

Viktig å skape bevissthet

Sentralt i et demokrati er at beslutningsprosesser skal kunne begrunnes, dokumenteres, spores og etterprøves. Transparens er en av grunnsteinene for et velfungerende demokrati tuftet på tillit. Dette er en dimensjon Nordahl har med seg når han reiser rundt på konferanser og deler sine erfaringer.

– Både for journalister og for innbyggere generelt er det viktig å skape bevissthet rundt at alt, per definisjon, er åpnet i det offentlige. Skal dokumenter unntas offentlighet, må det begrunnes i en hjemmel, sier Nordahl.

Til den som skal håndtere en innsynsforespørsel eller opplever å bli kikket i kortene, minner Nordahl om følgende:

– Selv om det føles ubehagelig der og da – så er det demokratiet man verner.