Intervju med Ola Sormbroen Lian

Hvor lenge har du hatt denne stillingen?

– Jeg startet i Utdanningsdirektoratet i januar 2024 som nyutdannet.

Hvor mange jobber med arkiv/dokumentasjonsforvaltning i Utdanningsdirektoratet, og hvordan er dette organisert?

– I Utdanningsdirektoratet er vi 11 personer som arbeider i avdeling for dokumentasjon og arkiv. Avdelingen har ansvar for daglig driftsoppgaver, bevarings- og kassasjonsvurdering, Udirs høringssystem, skjemaløsninger, RPA-prosesser for arkivdrift og telefonens førstelinje.

Hva går din jobb ut på?

– Hoveddelen av arbeidshverdagen min er innenfor daglig drift. De av oss som arbeider med daglig drift, jobber etter skiftplan, så vi har variasjon i daglige oppgaver. Som ny i jobben jobbet jeg en del med journalføring og eFormidling. Det gjorde at jeg ble overordnet kjent med kvalitetssikring og hvilke typer arbeidsoppgaver Udir har. Samtidig hadde vi periodisering av basen vi jobbet i, så jeg fikk erfaring med å klassere en del nye saker. Etter hvert startet jeg også med kvalitetssikring og publisering av journal på eInnsyn. De siste ukene har jeg også jobbet med e-postmottaket, innsynskrav og interne henvendelser.

Vi har en automatisert RPA-prosess som hjelper oss med en del journalføring og sortering av e-postmottaket. RPA-prosessen journalfører type journalposter som har offentlige virksomheter som avsender/mottaker, mens vi kvalitetssikrer journalposter med personnavn eller som kanskje har noe skjerming rundt seg. RPA-en hjelper oss også med sortering av e-poster i e-postmottaket, slik at innsynskrav og interne og eksterne henvendelser sorteres i egne mapper. Den prosessen har også forenklet deler av innsynshåndteringen, der den håndterer noen av disse selv og lager en liste for oss over aktive innsynsforespørsler.

Var det et bevisst valg å bli arkivar?

– Jeg har nok alltid hatt en fascinasjon for orden og kontroll, selv om jeg ikke kan huske å ha tenkt på å bli arkivar som ung. Fra tidligere har jeg arbeidserfaring som assisterende butikksjef på en bensinstasjon, og jeg opplevde det som spennende å ha ansvar for kontordriften der, som blant annet innebar fakturahåndtering, avstemming av dagsoppgjør, varetellinger og lønnskjøring. Jeg hadde etter hvert lyst til å lære noe mer om «noe innenfor kontor», og fant arkivvitenskap på Samordna opptak. Det virket spennende, så jeg søkte på det.

Hva bruker du mest tid på i din arbeidshverdag?

– Oppgaver relatert til daglig drift er jo de som tar størst tid av arbeidshverdagen min. Jeg er fortsatt relativt ny i jobben, så jeg bruker nok fortsatt noe tid på å gjøre meg kjent med hvordan ting løses. Interne henvendelser er for eksempel en av arbeidsoppgavene, og der blir jeg kjent med problemstillinger som jeg på en eller annen måte må hjelpe saksbehandlere med å løse. For tiden har jeg også ansvaret for avlevering av et papirarkiv til Arkivverket som vi ikke skal ha lenger hos oss. Jeg jobber også noe med periodisering av en nylig avsluttet base der vi forbereder oss på å kunne avlevere.

Har du gjort deg noen refleksjoner så langt rundt det å jobbe med arkiv/dokumentasjonsforvaltning?

– Jeg opplever at arkiv handler mye mer om informasjonsforvaltning og kvalitetssikring enn hva jeg kanskje hadde tenkt da jeg begynte å studere. Noe av det interessante med å jobbe med arkiv er hvordan vi tilrettelegger for åpenhet i samfunnet ved at offentlige virksomheter må være åpne i kortene med de arbeidsoppgavene vi har.

Et emne jeg likte godt under studiene på OsloMet, var dokumentasjon av saksbehandling og forretningsprosesser. Der lærte vi mye om hvordan vi bør dokumentere det vi holder på med, på en god måte. Vi brukte arbeidsprosessanalyser for å dokumentere hvordan prosessene i en virksomhet foregår, jeg tenker at det er relevant for den jobben vi holder på med i arkiv. Det er lett å tenke at det er åpenhet i samfunnet kun fordi vi har arkiv og et offentlighetslovverk, men det er fint å ha noen verktøy for hvordan man kan være med for å sikre det.

Hvordan ser du for deg at faget vil utvikles videre?

– Jeg tenker kanskje at dokumentasjonsforvaltning om noen år handler mer om det prinsipielle rundt det å produsere arkiv fremfor å sørge for at en journalpost ser ryddig ut. Jeg tror automatisering av arbeidsprosesser, slik som Udir allerede har gjort en del av, kommer til å bli større. Jeg kan se for meg dokumentasjonsforvaltning i større grad handler om å kontrollere arbeidsprosessen fremfor å gjøre oppgavene manuelt.

Hva er de største utfordringene innen feltet slik du ser det?

– Jeg tenker at utfordringer innen feltet i dag henger sammen med behovet for å automatisere prosesser på sikt. Vi skaper stadig mer digital informasjon, og hvis det skal være en viss form for gjenfinnbarhet, bruk og tilgangsstyring over tid, så trenger vi prosesser som håndterer dette mer treffsikkert enn hva personer får til.