Intervju med Katharina Ursula Refsahl 

– Hva går din jobb ut på?

Jeg arbeider med den daglige driften og som teamkoordinator på sakarkivet til Lovisenberg Diakonale sykehus. Daglig drift inkluderer blant annet posthåndtering, skanning, registrering, kvalitetskontroll og kassasjon av dokumenter. Som teamkoordinator har jeg et fag- og driftsansvar for team og er ansvarlig for å opprettholde og videreutvikle dokumentasjonsforvaltningen til sykehuset, slik at all nødvendig og relevant dokumentasjon blir lagret og registrert på en måte som gjør den tilgjengelig, gjenfinnbar, gjenbrukbar, autentisk og bestandig over tid. Jeg arbeider også med utvikling og forbedring av rutiner og sakarkivet generelt. 

– Hvor lenge har du hatt denne stillingen?

I litt over et år. Jeg ble ansatt den 30. november 2021. 

– Hvor mange kolleger har du?

Dokumentsenteret består av 14,5 faste medarbeidere.

– Hvor mange av disse jobber også med arkiv- og dokumentasjonsforvaltning?

Dokumentsenteret er delt opp tre team som alle arbeider med arkiv, men på hver vår måte. Disse teamene heter Pasientarkivet, Innsynskontoret og Sakarkiv. På Sakarkiv, hvor jeg jobber, er vi tre personer i 100 % stilling som har ansvaret for sak- og arkivsystemet til sykehuset. Pasientarkivet arbeider med dokumentregistrering og arbeidsflyt i elektronisk pasientjournal, og Innsynskontoret arbeider med innsynsforespørsler som kommer inn og ut til sykehuset, og besvarer i tillegg telefoner som kommer til avdelingen fra både andre helseforetak men også pasienter. 

– Var det et bevisst valg å bli arkivar – og hvordan ble du det?

Jeg er en kreativ person og har alltid vært interessert i kunst og kultur og tok derfor en master i kunsthistorie etter videregående. I denne forbindelse benyttet jeg forskjellige biblioteker og arkiver, noe som vekket interessen min for å lære mer om arkiv- og dokumentforvaltning. Et halvt år etter endt studium begynte jeg på et årsstudium på deltid på arkivvitenskap, med et ønske om å arbeide opp mot private arkiver på museer. Etter å ha startet på faget Digital arkivdanning og -bevaring med Thomas Sødring som forleser ble jeg veldig engasjert og kjente at dette var noe jeg ønsket å lære mer om. Jeg søkte meg derfor inn på en bachelor den våren. På studiet lærte jeg mye om hvordan arkivene er grunnleggende for demokratiet ved å gi oss mulighet til å kreve innsyn og kontrollere offentlige organer, men også hvor viktig gode digitale løsninger er. Dette gjorde at jeg ønsket å arbeide med arkivdanning for å få mer erfaring innen dette og en bredere forståelse av utfordringene forvaltningen står i.

– Hva er det beste med å være arkivar?

Det beste med å være arkivar er at jeg føler at jeg har en jobb som er viktig, og det gir meg mening i arbeidshverdagen. Som arkivar er jeg med på å sikre andre menneskers rettigheter, samtidig som jeg prøver å bidra til å gjøre jobbhverdagen til de andre på sykehuset mer sømløs. I tillegg er ingen dager like, og jeg lærer hele tiden noe nytt. Noe jeg er veldig glad i. 

– Hva er det verste med å være arkivar?

Det verste med å være arkivar er kanskje at man aldri har nok tid til å få gjort alt man kunne ønske seg. Men det gjør også at man blir god til å prioritere 

– Hva ville ha gjort din jobbhverdag litt (eller mange hakk) bedre?

Jeg tror at uansett hva man driver med, kunne man alltid ønsket seg mer ressurser. I tillegg mener jeg at gode systemer er viktig for en god dokumentasjonsforvaltning. Arkiv er ikke noe som berører bare arkivenheten i en organisasjon, men alle enhetene. Saksbehandlere arbeider i systemet og har behov for at det er enkelt å forstå og bruke. I tillegg er det viktig for ledelsen fordi det kan koste mye at nødvendig dokumentasjon ikke er tatt vare på.

– Er det noe du er spesielt opptatt av på jobb for tiden? 

I dag benytter sykehuset Ephorte som system, men vi vil antagelig anskaffe og innføre nytt system i løpet av de neste årene. Jeg gleder meg veldig til dette, fordi det vil tilrettelegge for flere integrasjoner og forhåpentligvis forenkle arbeidshverdagen til mange, i tillegg til at jeg synes det er veldig spennende og lærerikt å få være med på en slik prosess.

– Hvorfor bør politikere bevilge mer penger til arkiv- og dokumentasjonsforvaltning?

Jeg tror at alle ønsker seg en effektiv forvaltning som også tar vare på rettighetene til innbyggerne. Så i likhet med Inga Bolstad fra arkivverket som skrev kronikken «Fra dyrt tidssluk til automatisk prosess» i forrige utgave, mener jeg at dårlige løsninger virker å koste dyrt fordi man bruker mye tid på å blant annet lete etter informasjon, men også fordi viktig dokumentasjon går tapt. Jeg tror derfor at hvis man bevilger mer midler for å finne gode løsninger og utvikle systemer, kan man spare penger på sikt, samtidig som man effektiviserer.

Jeg leste på Arkivverket sine nettsider i 2021 at det hadde kommet en rapport som sa at 70 % av de som svarte, ikke arkiverte all informasjon som var arkivpliktig, og det tenker jeg er bekymringsverdig. Gjennom offentlighetsprinsippet og rett til partsinnsyn har vi mulighet til å kontrollere forvaltningen. Hvis ikke dokumentasjonen er tatt vare på, er det heller ikke mulig å få innsyn, noe som er med å skade demokratiet vi lever i.