Kompetansekrise i dei kommunale arkivinstitusjonane?

Den siste tida har det i Aksess gått ei artikkelrekke som rettar eit kritisk blikk på yrkesutdanninga for arkivarar og kompetansesituasjonen i arkivsektoren. Under Arendalsveka vart det invitert til ein debatt som stilte dette spørsmålet: Står vi ovanfor ei kompetansekrise i arkivsektoren? 

Sjølv har eg ei snikande kjensle av at den påståtte kompetansekrisa i verkelegheita er eit symptom på noko anna, og langt verre, mi eiga sjuke mor, ei leiarkrise.

Når tilsyna frå Arkivverket finn lov og føresegnsbrot i nær samlege kommunar kvart år, må vi vel erkjenne at vi ikkje leverer på forventningane, eller? Eg er fortalt at det er tre måtar å lukkast på i arkivbransjen. Det er å vere smartast, å vere fyrst eller å jukse. Eg likar ikkje juks, og sjølv om eg freistar å omgje meg med smarte folk, er det oftast enklare å berre vere fyrst.

Den amerikanske forfattaren Seth Godin seier at, å vere fyrst handlar om å ta ansvar og gå fremst Skal du lukkast med leiarskap, må du vere open for å ta feil, feile fort, lære og prøve att. Er du uøvd i rolla som leiar vert dette ofte vanskeleg og smertefullt for verksemda. Det å utvikle deg til ein erfaren leiar er eit eksperiment du utset dine tilsette for og ingen vert kompetent over natta.

All kompetanse er situasjonsbestemt. Skal vi tru Godin har vi ikkje ei kompetansekrise men meir eit underskot på evne til å analysere situasjonen, ta lærdom av den og bruke erfaringa til å gjere noko med det Spørsmålet få leiarar torer stille seg sjølv er: 

Har eg erfaringa og kvalitetane som trengst for å rekruttere, ivareta og utvikle dei som skal gjennomføre arkivlova sine føresegner og intensjonar, eller er eg best på teamsmøte og heimekontor?

Å vere arkivsjef, dagleg leiar eller byarkivar er meir komplekst no en før i tida. Ofte er du innom eit tital ulike roller, ansvar og oppgåver i løpet av ei arbeidsveke og då har eg ikkje teke med rollene du vert tildelt via Altinn. Sjølv plagast eg av at ansvaret og rollene mine har endra seg til det punkt at arkiv som fag ikkje lenger er mitt ansvar. Mitt ansvar er å vere tydeleg på mål, og å rekruttere, vareta og utvikle den kompetansen som trengst for å løyse manglane arkivtilsyna har påpeika.

Utdanningsinstitusjonane har ikkje svaret åleine

I Aksess kan vi lese om mangel på fagfolk og ein knallhard kamp om å rekruttere og halde på arkivfagleg kompetanse. Tilsynelatande vert det utdanna og vidareutdanna for få fagfolk. Søkjartala til arkivutdanningane fortel at det er for mange søkjarar til for få studieplassar. Universiteta og høgskulane får ikkje tak i nok lærekrefter til å utvide talet på studieplassar. Tre av fire studentar ved bachelorstudiet i arkiv ved OsloMet opplever at studiet ikkje svarar til forventningane arbeidsgjevarane der ute i den verkelege verda har. 

I stillingsannonsane der det vert søkt etter arkivfagleg kompetanse, spør ein etter det nær umoglege. Arbeidsgjevarar ynskjer seg gjerne ein arkivar med 3-5 års relevant erfaring samt arkivfagleg og juridisk kompetanse og høg teknologikompetanse. Det er breidde, breidde, breidde og erfaring som gjeld, og du får ikkje jobb utan erfaring og ikkje erfaring utan jobb. Denne «komplette arkivaren» er ein diamant som sjeldan er å finne på søkjarlistene til dei kommunale arkivinstitusjonane. Mi erfaring er at vi må ta ansvar og dyrke hen fram sjølv. Det er ei leiaroppgåve å få det gjort.

Bygg kompetanse innomhus

Sidan våren 2019 har Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS samarbeidd med Universitetet i Bergen. Kvart år sidan har vi teke inn ein til tre studentar frå AHKR 201, praksis i arbeidslivet. Til no har 12 studentar vore gjennom praksisprogrammet vårt, og fem av desse talentene har sidan fått seg jobb i ein kommunal arkivinstitusjon.

I boka «Det uslåelege arbeidslaget» fortel Bjarne Berg Wig om korleis fleire verksemder no byrjar å organisere kompetanse i arbeidslag. Desse arbeidslaga får i oppgåve å levere ei konkret teneste, eit produkt eller resultat.

Hjå oss har vi starta i det små med å organisere kompetanse i arbeidslag. Vi har oppretta «team digitisering» og «team ordning» der dei tilsette deltek i rolla som skanneoperatørar og ordningsmedarbeidarar. I 2023 oppretta vi òg eit «team innsyn» der tilsette deltek i ei rolle som sakshandsamarar.

Ei slik organisering opnar i følgje Berg Wig for at tilsette i verksemda kan «bli gode saman». Å overlate styring av det faglege arbeidet og prosessar til sjølvstyrte team kan bidra til medverking, forbetring (kvalitet), effektivitet og læring. Det opnar òg for at fleire får høve til å øve på leiarrolla og utvikle den til leiarskap utan å «måtte ha» stillinga.

Horisontal karriereutvikling

Organisering av arbeid i ulike arbeidslag, kan òg sjåast saman med ein idé om ein horisontal framfor ei vertikal karriere. Gjennom ei horisontal karriereutvikling beveger ein seg inn og ut av ulike roller innanfor egen organisasjon eller innan same sektor. Forfattaren William Craig har skildra denne forma for fagleg og personleg vekst som at detvert opna nye dører for deg på den same etasjen som du allereie er på framfor at du tar heisen opp ein etasje. Føremålet er å leggje til rette for utvida kompetanse og gje rom for personleg vekst for tilsette i små og mellomstore verksemder som ikkje har allverda av nye stillingar eller «flashy» titlar som dei tilsette kan forfremjast eller klatre til.

Eit konsept som tek horisontal karriereutvikling eit steg vidare er deling av fagleg kompetanse. Ideen går ut på at tilsette beheld tilsetjingsforholdet ditt, samstundes som arbeidsgjevar opnar for å dele den tilsette sin ekspertise med andre arkivinstitusjonar mot refusjon av faktiske løns og personalkostnadar. Målet er å gje den tilsette moglegheit til å vidareutvikle spisskompetanse som òg kan komme andre dela av sektoren til gode.

Mange vegar til Roma

I dag finst det tjueto kommunale arkivinstitusjonar i Noreg. Eg vel å tru at dei er oppretta med same mål; å bidra til å løyse arkivlova sine føresegner og intensjonar. Men arbeidet vert til tider organisert så forskjellig at eg har teke meg i å spørje: Kor mange vegar er det eigentleg til Rom, og er vi ikkje framme snart? No skal eg ikkje utelukke at alt av strategiar og vegval på arkivfeltet til sjuande og sist enda i Rom, gjeve at det er Rom som er målet, då.

Enn så lenge har eg tru på at det å utsetje seg for praksisstudentar som stiller spørsmål til det vi gjer, og korleis vi gjer det, er bra for oss. Det gjev våre tilsette ei moglegheit til å bli utfordra på sin kunnskap samt lære i frå seg, noko som i fleire tilfelle er den høgaste form for kompetanse.

Eg trur òg at det at vi har fleire roller og utset oss for å jobbe saman i ulike arbeidslag er bra. Det er ikkje berre ein moglegheit til å bli gode saman, men det fremjar òg ein allsidigheit som kjem godt med i møte med dagens komplekse, samankopla og teknologiprega arbeidsliv. Det kan òg vere med på å skape samhald, overlappande kapasitet og gjere organisasjonen meir robust.

Det å utsetje seg for ei horisontal karriereutvikling er òg bra. Gjort rett, kan det gje rom for både fagleg og personleg vekst. Det kan òg stø opp om å byggje ein kultur for læring og det å lære som ein kontinuerleg prosess. Eg har tru på ei utvikling og ei samarbeidsform der arkivinstitusjonar deler kompetanse seg i mellom til avtalt pris framfor på dugnad Om vi samarbeider og kjøper arbeidskraft og kompetanse frå kvarandre, kan det føre til at tilsette sin ekspertise vert styrkt og får ny verdi gjennom at den vert lært bort til andre. Det er til og med ein sjanse for at dei kommunale arkivinstitusjonane vert meir samordna. Kven skulle tru det.

Evne til lærdom

Min påstand er at kompetansekrisa fyrst og fremst handlar om at kompetansen vi i sektoren sit på, ikkje vert organisert, foredla og delt på ein hensiktsmessig måte. Rotårsaka, slik eg ser det, er at vi som leiarar ikkje fullt ut erkjenner at rolla vår har endra seg over tid. Men fortvil ikkje for det er framleis håp for «vår sjuke mor» om vi tek lærdom, leiing og går fram for å skape fleire arenaer der tilsette kan utvikle og dele kompetansen og ekspertisen sin. Takk for merksemda.