Arkivavgrensing som verktøy

OM SKRIBENTEN: Josefine Jane Hansen er digital arkivar i Vestfodmuseene IKS. I juli begynner hun i ny stilling som IT-arkivar ved Seksjon for moderne arkiv i Oslo byarkiv.

Arkiv & meninger

Har du et debattinnlegg, en kronikk eller et essay du vil dele i AKSESS?
Send ditt innlegg som vedlegg til post@aksess-tidsskrift.no

Oppgi fullt navn - og gjerne noen ord om deg selv. Legg også ved et rettighetsavklart bilde av deg selv.

Vi forsøker å svare innen en uke.

Arkivavgrensing kan være et verktøy for økt datakvalitet og mer bærekraftig arkivforvaltning.

Arkivene må bevare dekkende og helhetlig samfunnsdokumentasjon som ivaretar rettighetene og interessene til enkeltindivider, grupper og nasjonen som helhet, men av hensyn til bærekraft og ressursbruk må vi unngå å arkivere data uten verdi.  Sommeren 2022 leverte jeg min bacheloroppgave med temaet bærekraftig forvaltning av digitalarkiver. En artikkel basert på denne er publisert i Norsk Arkivråds medlemsblad i juni 2023.

Oversømmes med digitalt innhold

15. mai i år kom rapporten til utvalget for bevaring av digitalt skapt dokumentasjon. I rapportens forord beskrives «en verden som oversvømmes med digitalt innhold i petabyte-klassen – daglig.» Utvalget mener «det et større problem at dokumentasjon ikke avleveres, enn at det bevares for mye informasjon», men at best mulig kvalitet på dataene vi bevarer øker arkivenes verdi. 

En måte å sikre data og dokumentasjon av høy verdi er gjennom aktiv arkivavgrensing. Arkivavgrensing betyr å holde utenfor eller fjerne dokumentasjon uten bevaringsverdi før det kommer inn i arkivet – det vil si å la være å arkivere det. Arkivavgrensing gjøres for dokumentasjon som ikke har inngått i saksbehandling, og som heller ikke har noen verdi som dokumentasjon av eller for virksomheten.

I påvente av oppdatert forskrift

Arkivavgrensing er lovpålagt, jfr. arkivforskrifta § 14. Men dessverre er gjeldende lovverk formulert mer med tanke på analogt enn digitalt skapte arkiver, så bestemmelsene om arkivavgrensing er ikke tilstrekkelig dekkende for digital arkivskaping og arkivforvaltning. I rapporten til utvalget for bevaring av digitalt skapt dokumentasjon påpekes det at «forskriften [bør] moderniseres og tilpasses, slik at den blir teknologinøytral», men inntil det er gjort, mener jeg at det er ekstra viktig at organisasjonenes egne bestemmelser om arkivavgrensing og bevarings- og kassasjonsvurdering er mest mulig konkrete. Klare retningslinjer for hva vi skal bevare og hva vi kan eller skal fjerne bidrar til god gjenfinning av dokumentasjon. Arkivavgrensing skal jfr. arkivforskrifta § 14 gjennomføres seinest før avlevering, men det kan være en god ide å gjennomføre det fortløpende.

Unødige duplikater og liten bevaringsverdi

I arbeidet med bacheloroppgaven min, leste jeg om tidligere forskning på grønn arkivforvaltning. Bare seks prosent av dataene som er produsert, er i bruk i dag, skrev Andrea Rygg Nøttveit på nettstedet framtida.no i januar 2020. Dette er nok fortsatt et illustrerende eksempel.

Nikki Smit & G. J. van Bussels undersøkelser i 2014 viste at opptil 30 prosent av filene i virksomheter er duplikater. De fant ut at mange virksomheter mangler oversikt over filbestanden sin, og dermed sløser med både lagringsplass og energi ved å unnlate å slette unødige duplikater og kopier. Dessuten hevdet de at nesten 80 prosent av all informasjon som lagres i en organisasjon er uten varig bevaringsverdi. Det betyr at den kan slettes over tid. Smit & van Bussel bruker begrepet informasjonsverdikjede, som handler om å sikre at evidensverdien (den arkivfaglige bevisverdien) i virksomhetens informasjon utnyttes i alle informasjonsprosessene. Dette inkluderer å praktisere arkivbegrensning ved å slette data som ikke har verdi for organisasjonens selv. En aktiv arkivavgrensingspraksis kan ha betydelige effekter på energiforbruket. I bacheloroppgaven min skrev jeg derfor at et bærekraftstiltak er å minimere redundans.

I rapporten til utvalget for bevaring av digitalt skapt dokumentasjon påpekes det samme: «Fra et bærekraftståsted er det ønskelig å unngå lagring av kopier. Redundans og dubletter er to former for kopier, hvor dubletter er rene kopier, mens redundans er speiling av data i ulike plattformer hos forvaltningen, for å sikre seg mot tap av data. […] Hensyn til miljø og bærekraft tilsier at man bør fjerne dubletter så langt det er mulig og finne en riktig balanse med hensyn til redundans.»

Hvordan kan vi utføre arkivavgrensing i daglig praksis?

• Vi bør fortløpende eller jevnlig slette data som verken har inngått i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon.
• Data som ikke er bevaringsverdige for ettertiden, kan likevel ha verdi for organet selv, om enn kanskje bare for en tidsbegrenset periode. Vi bør derfor fortløpende eller jevnlig slette data eller filer når vi ikke lenger har bruk for dem. For eksempel kladder, utkast o.l. bør slettes når opplysningene i dem er sammenfattet eller gjengitt i endelig form.
• Vi bør jevnlig slette kopier og minimere dupliserte data.
• Dokumentasjon bør lagres på fellesområder der alle ansatte (som har behov for den) har tilgang til den, framfor at hver enkelt lagrer egne kopier av samme dokumenter hver hos seg.
• Ved samhandling bør arkivansvaret fastsettes for å sikre at samhandlingen, prosessen og resultatene dokumenteres tilstrekkelig, samtidig som man unngår redundans. I rapporten til utvalget for bevaring av digitalt skapt dokumentasjon foreslås det å regulere arkivansvaret for dokumentasjon som oppstår i fellessystemer i den nye arkivloven. Fellesløsninger kan samle dokumentasjonen og gi tilgang til alle involverte, uten behov for å duplisere informasjonen.

Hvorfor bør vi utføre arkivavgrensing jevnlig?

• Jevnlig arkivavgrensingen gir høyere datakvalitet i arkivet.
• Hvis arkivavgrensingen utføres regelmessig, blir det mindre jobb med arkivavgrensingen ved avlevering til depot.
• Arkivdokumentasjonens anvendelighet svekkes hvis vi bevarer data uten bruksverdi.
• Det er ikke bærekraftig å bevare mer enn vi må.
• En aktiv arkivavgrensingspraksis kan ha betydelige effekter på energiforbruket.
• De store mengdene data som skapes daglig gjør arkivavgrensing viktigere enn noensinne!