Rettssikkerhet og innsyn i fare

Tilsynene gjennomføres for å bidra til at «arkivene blir sikret for samtid og ettertid, blant annet som grunnlag for demokrati, rettssikkerhet og kulturarv». Viktige momenter, særlig for politiet.

Agder politidistrikt «utfører viktige samfunnsoppgaver som har stor betydning for enkeltmennesker og forvaltningen. Arkivet skal dokumentere politidistriktets virksomhet...» Men tilsynet avslører sentrale utfordringer. Bare lokalt slås det fast at politidistriktet oppbevarer cirka 10 000 CD-er og DVD-er med arkivmateriale.

«Elektronisk bevismateriale er i noen tilfeller lagret på eldre medier som disketter og VHS-er. Politiet har ikke hatt praksis for å brenne flere kopier for å redusere risikoen for eventuelle feil på platene. Det har heller ikke vært noen rutine for å overføre informasjonen til nye lagringsmedier eller for å sjekke at det enkelte lagringsmediet fortsatt er lesbart. De eldste CD-ene er fra slutten av 90-tallet.» Rundt 25 år gamle. En digital steinalder.

«Politidistriktet er kjent med at det er en risiko for arkivtap om det ikke iverksettes tiltak, og allerede i 2014 tok arkivtjenesten opp behovet for å sikre disse arkivene.» Åtte år uten at noe har skjedd. Men nå skjer det noe: «Politidistriktet har nylig sett på hvordan det digitale materialet kan sikres», heter det i tilsynsrapporten. Agder har frist til 1. juni for å lage en plan for sikring, og alt materialet skal sikres innen 1. april 2024. Politidistriktet har søkt om utsatt frist på grunn av flytting til nytt politihus, men Arkivverket mener at det haster, og at arbeidet må prioriteres. Samtidig har svarbrevet fra Arkivverket forsvunnet et sted på veien til politidistriktet, og nesten halvannen måned er gått.

Sikringen av det gamle bevismaterialet har koblinger til lignende situasjoner ved andre politidistrikt og til Politidirektoratet. Politidirektoratet oppgir selv et grovt anslag på minst en halv million CD- og DVD-plater i politidistriktene, at det vil koste cirka 15 millioner kroner å redigitalisere, og at det trolig vil ta to år før alt er sikret. Agder vil være pilotdistrikt, men i handlingsplanen fra midten av oktober er det tydelig at ingenting har skjedd så langt.

Sør-Vest politidistrikt har rundt 50 000 plater. «Det finnes egne registre for det meste av dette materialet.» Ikke alt, med andre ord. Nok en grunn til bekymring. Og det fortsetter: «Arkivtjenesten er kjent med at feil i brenningen har skapt utfordringer med å få tilgang til innholdet på CDer og DVDer.»

Ifølge tilsynsrapporten fra Agder politidistrikt er arkivtjenesten hos politiet kjent med to tilfeller av uhjemlet kassasjon, altså ødeleggelse av arkivmateriale uten lovhjemmel. Disse arkivtapene er ifølge Arkivverket ikke dokumentert i politidistriktets arkivplan. Hva er ødelagt, og finnes det flere tilfeller? Hvilke konsekvenser får det? Noen spørsmål trenger svar.

En annen utfordring Arkivverket peker på, er manglende ansvarsavklaring mellom Politidirektoratet og politidistriktene når det gjelder arkiv. «Arkivplanen dokumenterer ikke hvilken myndighet og hvilke oppgaver som ligger til POD (Politidirektoratet, min anm.) utover at de er systemeier for politietatens fellessystemer og skal koordinere avlevering til Arkivverket. Ifølge arkivleder kan det i praksis være uklart hvilke oppgaver som skal løses lokalt i distriktet og hvilke som blir ivaretatt av POD eller andre særorgan. Arkivplanens oversikt over hvordan ansvar og oppgaver ivaretas lokalt i politidistrikter, er upresis og lite konkret». Ikke spesielt tillitsvekkende, og slik fortsetter det på lokalt og nasjonalt nivå.

Det er mulig å følge tilsynene via Arkivverket på einnsyn.no. I Politidirektoratets journal er det langt verre. Jeg finner ikke e-poster fra Agder og Øst politidistrikt om CD-er og DVD-er. Jeg finner tilsynssaken i journalen, men publiseringsforsinkelser i journalen på over fem måneder i enkelte tilfeller gjør det til et ubrukelig verktøy for den som vil ha innsyn i Politidirektoratets arbeid, noe også Arkivverket påpeker: «Politidirektoratet har et betydelig antall ikke ferdigstilte journalposter. Slike journalposter vil ikke komme med på offentlig journal, og begrenser publikums mulighet til å be om innsyn. Direktoratet mister også oversikt og kontroll over egen arkivdannelse og saksgang.» Antallet ikke ferdigstilte journalposter var i underkant av 11 000. «Med et totalt antall journalposter på ca. 27 000 per år vurderes antallet ikke-ferdigstilte journalposter som høyt.»

Det er et krevende, men nødvendig og viktig arbeid å komme ajour på arkivering, digitalisering og journalføring. Her må mange aktører, deriblant mediene, på banen for å ivareta både rettssikkerhet og innsynsrettigheter bedre. Det haster.

Kronikken sto opprinnelig. på trykk i Fædrelandsvennen 2. januar 2023.