Viktigheten av helhetlig informasjonsforvaltning

Informasjonspilotene begynner 2023 med å sette søkelyset på helhetlig informasjonsforvaltning. Dette gjør vi fordi vi ser at det er helt nødvendig å tenke helhetlig for å skape gevinster for de virksomhetene vi jobber i.

Med helhetlig informasjonsforvaltning mener vi at alle fagdisipliner som ligger under eller grenser til informasjonsforvaltning, må tenkes på når vi legger kabalen for hvordan digitale strategier og planer legges. Vi tenker da selvfølgelig at dokumentasjonsforvaltning, digital samhandling og kunnskapsforvaltning er viktig, men også at data management, informasjonssikkerhet, virksomhetsstyring, intern kommunikasjon, dataanalyse og langtidsbevaring må sees på som en helhet.

For å bli datadrevne

Dette er viktig av flere grunner. Det er mange som snakker om å være eller bli datadrevne. Imidlertid har det ikke vært like mye søkelys på at man trenger gode kilder med god dokument- og datakvalitet for å faktisk klare å bli datadrevet. Det kan være lett å skape gode data i nye løsninger, men ofte trenger man informasjon også fra andre løsninger eller tidligere brukte systemer for å få gjort de analysene man trenger. Så er det da opprydding, nye rutiner eller gode integrasjoner som trengs?

For gjenfinning

Ansatte har en stor forventning om å raskt kunne finne igjen informasjon. Det er ofte ikke lett. Det er få som, i det daglige, er opptatt av rettighets- og etterlevelsesaspektet av god dokumentasjon og arkivering. Kilder til kunnskap og informasjon finnes ofte andre steder enn i sakarkivløsning, og dermed velger man å lagre og samhandle andre steder enn i fagsystemer og sakarkivløsninger. Noe som igjen fører til at mange ikke vet hvor man finner informasjon eller klarer å finne det man trenger. Spørsmålet blir ofte om virksomheten har et bevisst forhold til hvilken kunnskap og informasjon som trengs for at de ansatte kan gjøre jobben sin.

For informasjonsdeling

For de som jobber i det offentlige, stilles det krav i Digitaliseringsrundskrivet om å tilrettelegge for informasjonsdeling mellom virksomheter og bruk av nasjonale fellesløsninger. Hvis hver avdeling tenker hver for seg hvordan de skal dekke dette for sine løsninger, gir det mye ekstra arbeid. Det som er viktig, er å utarbeide en informasjonsmodell for hele virksomheten og et fellesskap av systemeiere som sikrer at informasjonsmodellen ivaretas.

For tilgang

Innbyggere og kunder har også forventning om at virksomheter har kontroll på informasjonen sin slik at man kan få tilgang på både den informasjonen man har krav på, og den informasjonen vi har forventinger om at skal være åpent tilgjengelig. Spørsmålet blir da om virksomheten har tenkt helhetlig nok gjennom informasjons- og løsningsarkitektur, tilgangsstyring og etterlevelse til å gi partsinnsyn og offentlig innsyn.

Vi som jobber med informasjon og er piloter i informasjonskaoset, må hjelpe ledere til å se at informasjonsforvaltning er et helhetlig område som vil gi gode gevinster hvis man samarbeider.

Nettverk av informasjonspiloter