Gammel moro?

Arkiver er ekte gammel moro. Dessverre finnes det også gammel «moro» – filservere uten eier, flytteeskene med kontortømming fra tidligere ansatte, utdaterte systemer og arkivplaner som ikke har vært oppdatert på 15 år. Å iverksette prosjekter innebærer alltid kostnader og en viss risiko, men det kan være større farer ved inaktivitet. I en verden hvor informasjon er verdi, vil utsatte oppryddingsprosjekter både for digitalt materiale og papirarkiver, manglende implementering av informasjonsstyring og gamle tekniske løsninger gjøre det vanskelig å forvalte informasjon og skape mer kostnader og høyere risiko.

Organisasjoner hvor ledelsen ikke har utøvd informasjonsstyring og ikke har prioritert å holde informasjonsforvaltningen på stell, sliter med digital transformasjon og kan komme til å slite mer med å ta i bruk effektive digitale verktøy som kommer.

Er informasjon en støtte eller en kjerneressurs?

En organisasjon vil, forståelig nok, helst bruke penger på kjernevirksomheten. Informasjonsforvaltning og IT er nødvendige støttefunksjoner, men er data og informasjon som blir forvaltet av disse funksjonene, «bare» en støtte, eller er de en kjerneressurs? Hvordan ledelsen har forholdt seg til dette, har påvirket hvor godt eierskap til data er forankret, og om informasjonsstyring utøves. Vi i Informasjonspilotene er opptatt av automatisering, kunstig intelligens og datakvalitet som viktige aspekter av informasjonsforvaltningen. Nå ser vi at det blir større og større skille på de organisasjonene som har tenkt på informasjon som en kjerneressurs, og de som litt mer stemoderlig har behandlet det som en støtte man kanskje får bruk for. Hvis ledelsen ikke har tatt eierskap til informasjon, klarer de heller ikke å få til god digitalisering og sliter nå med å oppnå ønskede gevinster.

Sitte på gjerdet eller kaste penger ut av vinduet?

Det er dyrt med digitaliseringsprosjekter, men mange ser allerede flere risikoer ved å ikke henge med. Dette kan være tregere tjenestelevering, manglende tilgjengelighet på informasjon og automatiserte tjenester, høyere sikkerhetsrisiko, manglende innovasjon og høyere kostnader ved manuelle prosesser. I tillegg er det problemene man får ved at informasjonen ikke er lett å navigere i, det blir vanskelig å analysere data for bedre innsikt, og samhandling og samhandlingsverktøy fungerer dårligere.

Organisasjoner som kjøper ny teknologi og håper at det automatisk skal gi effektivitetsgevinster og allvitende innsikt, ser etter hvert at noen av de investeringene de gjør, er å kaste penger ut gjennom vinduet. De som er gode på digitalisering, vet at digitalisering ikke handler om teknologi alene, men om endring i arbeidskultur, politikk og organisering.

Gammelt som ikke er moro

For de organisasjonene som er ansvarlige for langtidsbevaring av informasjon – enten som organisasjoner som har behov for informasjon over flere tiår, eller som organisasjoner med depot eller samlingsforvaltning som sin oppgave – vil informasjon som ikke har blitt forvaltet på lang tid, definitivt gi ekstra utgifter. Dette er ikke bare oppgaver som gir teknologiske nøtter og mer komplisert migrering, men dessverre ofte dårligere datakvalitet. Og tid og kost for å skape oversikt og god datakvalitet er sannsynligvis større enn den opprinnelige tid og kost for god informasjonsstyring og -forvaltning.

Forvaltning av gull

Fordelene med å ikke utsette informasjonsforvaltningsprosjekter er bedre kontroll både i dag og i fremtiden. Det å utsette å oppdatere rutiner, gjennomføre periodisering eller holde systemer oppdatert kommer til å innhente organisasjonen som en større budsjettsprekk. Informasjon er gull som virkelig kan få organisasjonen til å skinne enten det er som fantastiske historiske kilder eller som datagrunnlag for en KI-effektiv bedrift.