Verktøy for helhetlig informasjonsforvaltning

Det er lett å tenke at andre fagområder graver seg ned i siloene sine, men at vi som jobber med informasjon i en virksomhet, ser helheten av hva virksomheten holder på med.

Kan det tenkes at vi også har våre egne siloer? At vi enten er opptatt av dokumentasjon i sakarkiv eller dokumentasjon i fagsystem. At vi enten er opptatt av dokumenter i saker eller av data. At vi enten er opptatt av digitalt skapt materiale eller av papirarkiver. At vi enten er opptatt av dokumentfangst og dokumentasjon her og nå eller av langtidsbevaring. Eller at vi har et skille på om vi er interessert i forvaltning av informasjon eller formidling av informasjonene vi forvalter.

De fleste av oss vil nok si at vi støtter tanken om at det finnes en informasjonslivssyklus med ulik forvaltning og ulike behov for bruk, men til daglig er vi bare opptatt av de oppgavene vi har ansvaret for.

Vi har spurt oss om en av grunnene til at vi ikke har forståelse for den helhetlige informasjonsforvaltningen, er at det er vanskelig i å se hva det innebærer. Selv ikke en arkivplan eller en strategi for informasjonsforvaltning har fokus på hele informasjonslivssyklusen og alle områder. Og hvis vi tenker at informasjonens verdistrøm ikke bare er i virksomheten, men også fortsetter etter primær bruk, gjennom datadeling, innsyn, forskning eller formidling, blir bildet enda mer komplekst, og vi får enda flere interessenter.

Helhetlig verdistrøm av informasjon

Hvis vi ønsker å beholde informasjonens autentisitet, pålitelighet, integritet og anvendbarhet på tvers av systemer og virksomheter, bør vi kanskje tenke helhetlig både internt og eksternt. Dokumenter og data som er viktige i virksomhetens kjernevirksomhet, er de beste kandidatene for arkivverdighet på både kort og lang sikt. Primærbruk og sekundærbruk av informasjon henger sammen.

Informasjonsforvaltning slik det brukes av Digitaliseringsdirektoratet, handler om datadeling eller å forvalte informasjonen slik at den enkelt kan brukes på tvers i offentlig sektor. I dette lyset blir det aktuelt å tenke på «Unified Information and Interoperability Governance», som er særlig opptatt av at det må bygges en bro mellom dem som jobber med informasjonsforvaltning i en virksomhet, og dem som jobber med interoperabilitet eller datadeling. Det som er god struktur og forvaltning internt i virksomheten, er ikke nødvendigvis den som er mest kompatibel med andres struktur for utveksling eller mottak.

Fellesløsninger

Det er ønskelig at innbyggere har tilgang på data og dokumenter om seg selv og sine interesser. Dette krever at det blir en utstrakt forståelse for at informasjon i ulike former for data, dokumentasjon og arkivmateriale blir sett på som en viktig ressurs som kan gi verdiskapning for virksomheten og for samfunnet. For innbyggere og næringsliv skaper standardiserte metoder og bruk av fellesløsninger en stabilitet og trygghet. Man har tillit og forventning til at informasjon blir forvaltet og er tilgjengelig. Det er forventninger om innsyn i dokumentasjon og arkiv og at arkivmateriale og data er offentlig og digitalt tilgjengelig i løsninger som e-Innsyn, Digitalarkivet og Datalandsbyen.

Noen verktøy

Som med så mange andre ting kan svaret være at vi bør snakke bedre sammen på tvers. Kan vi bruke systemoversikter, bevaringsvurderinger, verdivurderinger, funksjonsanalyser og andre oversikter som andre har laget? Eller kan alt dokumenteres i samme system?

Innen flere fagområder finnes det standarder, kodeverk, informasjonsmodeller og standardiserte utvekslingsformat. Men det er ikke alltid dette brukes. Ofte er man i tidsklemma når det gjelder å få et system opp og gå. Det å ta overblikket om å bruke noe felles, som andre også kan ha nytte av, blir det ikke satt av tid til. Hadde flere fått verdi av informasjonen hvis standarder og modeller ble tenkt på ved implementeringen? Digitaliseringsdirektoratet har sin veileder for orden i eget hus. Kan denne veiledningen for kontroll på data for deling også brukes for å få kontroll på hele verdikjeden? Det kan være et verktøy for å snakke sammen på tvers av fagområder, siloer og organisasjoner?