Arkiv på avveie i offentlig sektor

Arkiver på avveie kan oppleves som en krise, det skaper akutt arbeid for involverte, og kommunen frykter negativ omtale i pressen. Nettopp en slik kritisk «arkivsituasjon» ble oppdaget i Larvik kommune høsten 2023, men kommunen tok affære raskt.

Ubehagelige overskrifter

«Offentlighetsprinsippet er en grunnleggende norm om at offentlig makt og myndighetsutøvelse skal være tilgjengelig og kontrollerbar i den offentlige sfære» (Andersen, s. 140, 2023). Derfor bør vi som arbeider med offentlig arkivforvaltning, være åpen om slike hendelser og arkivenes skyggeside.

I norske medier har vi de siste årene sett flere krisepregede overskrifter knyttet til kritikkverdig arkivhold. Bare i år har vi hatt overskrifter som «Arkivdokumenter skadet av mugg – sykehus får krass kritikk» (NRK, 2023) eller «Papir om tidligere elever låg på loftet på grendehuset» (Sunnmørsposten, 2023). I 2018 publiserte NRK overskriften «Muggskadet arkiv skulle kastes – fant viktig barnevernsinformasjon» (NRK, 2018).

Vi som jobber med kommunal analog arkivforvaltning, streber etter god kontroll på den enkelte kommunes analoge arkiv som ofte er på flere tusen hyllemeter. Det å få kjennskap til at et arkiv befinner seg i kritisk stand, uten vern og tilsyn, er vår største frykt. Verst er det om det er rettighetsdokumentasjon og sensitive opplysninger om personer på avveie. Så fryktes mulige avisoverskrifter à la «Kommunen har ingen kontroll over sine arkiver» eller «Barnevernsdokumenter oppdaget på avfallsplass». Det blir presseoppslag, og NRK, Dagbladet og VG dekker saken. Det er pinlig og trist.

Arkivalarm

Tilbake i Larvik høsten 2023 fikk jeg en telefon om en slik fryktet arkivsituasjon. Et av kommunens bygg har vært besluttet revet lenge, og nå skulle bygget rives, og nabovarsel om rivning var sendt ut. Vedkommende som skulle gjøre bygget rivningsklart, hadde oppdaget dokumenter flere steder i bygget, og vi avtalte befaring så raskt som mulig.

På befaring var det et overveldende syn som møtte meg. Selv etter 15 års erfaring fra arbeid med mye utfordrende arkivforvaltning var dette noe av det verste jeg hadde sett. Og som sikkert over snittet opptatt av god arkivbevaring og forvaltning våknet det kulturhistoriske redningsinstinktet i meg. Jeg dokumenterte med kamera, evaluerte og planla på høygir, mens jeg sjokkert gikk fra rom til rom i det som kunne ha vært scener i en skrekkfilm.

Bygget var preget av å ha stått tomt lenge, hvor både husokkupanter og et omfattende hærverk hadde utspilt seg i alle etasjer fra kjeller til loft som en apokalyptisk orkan. Nærmest alt inventar inkludert alle vinduer var knust. Det var mørkt i bygget, glasskår overalt, og jeg gikk og tråkket i knust glass.

Det viste seg at det var arkiver der. Det var utført et omfattende hærverk i arkivene, og svært mye arkivalia lå strødd utover gulvene i flere rom. Det ble raskt åpenbart at ingen hadde tatt ansvar for arkivene. Jeg plukket opp et papir som jeg i lyset fra lommelykten kunne se kom fra psykologisk kontor, datert 1963. Det sto «konfidensielt» på dokumentet.

Mange vil nok undre seg over hvordan slike situasjoner kan oppstå. Det er naturlig å stille spørsmålet. Omfattende analog arkivforvaltning i kommunen, arkivskapere og ansatte som slutter i sine jobber, og knappe ressurser til arkivforvaltning, kan være mulige forklaringer.

Norsk faglitteratur knyttet til arkivforvaltning forteller oss hva vi skal gjøre, og hvordan vi askal forholde oss til lovverk, rettigheter og så videre. Publikasjonen «Arkivrett» (Andersen, 2020) er god og et eksempel som faglig favner vidt. Videre er arkivloven et omfattende lovverk som proklamerer rett og lovpliktig arkivforvaltning, og en må strebe etter å følge den. Krisesituasjoner knyttet til arkiv skal jo ikke skje, men så gjør de det allikevel. Det finnes kanskje for lite omtale og veiledning knyttet til slike tema i faglitteraturen.

Fra sjokk til handlingsplan

Når sjokket hadde lagt seg og ansvarlig ledelse var informert om situasjonen, sto en rask handlingsplan for tur. I forkant av selve arkivhåndteringen ble det handlet inn korrekt verneutstyr til jobben, herunder beskyttelsesdresser, vernesko, hodelykter, hansker med kuttebeskyttelse og masker som beskyttet mot muggsporer og annen forurenset luft. Risikofaktorer det ble tatt høyde for, var særlig mugg på materiale eller i bygg, mengder knust glass ved håndtering av materialet samt skadedyr som skjeggkre, skjeggkre-egg, mus og så videre.

I mange tilfeller ved håndtering av arkiv fra eksterne arkivskapere til magasinering og ordning i kommunens dagligarkiv vil det være nødvendig å fryse arkivmaterialet før det håndteres videre. To store frysere var nylig anskaffet i tilknytning til kommunens dagligarkiv slik at man kan fryse materiale med eventuell skadedyrproblematikk hensiktsmessig for økonomi og logistikk. Det finnes metodebeskrivelser for dette, eksempelvis rapport fra IKA Kongsberg (IKA, 2019). Om frysing av fotomateriale som ofte er en del av analogt arkivmateriale, se eksempelvis Image Permanence Institute (IPI) for mer informasjon. Uansett frysing, skadedyr eller muggproblematikk handler det om å ha profesjonaliserte rutiner omkring den analoge arkivforvaltningen.

I arbeid med arkivene i Larvik ble det benyttet tette plastbokser med lokk for transport av materialet fra bygg til frys i «uren» sone ved kommunens dagligarkiv. Det ble «alle mann på dekk» for dem som kunne hjelpe til med aksjonen.

I løpet av tre dager ble det hentet ut om lag 110 kasser arkivalia. Ikke arkivverdig materiale ble sortert ut. Arkivene ble flyttet i den «orden eller kaostilstand» de befant seg i, deretter fryst i flere runder emballert i plastikkposer og i passende «porsjonspakninger» jf. preventiv konserveringsmetode ved frysing av papirarkiv. Det ble også lagt en plan for eventuell muggsanering av materialet, men den ble det ikke nødvendig å iverksette.

Det omfattende materialet som ble funnet i det rivningsklare bygget i Larvik, omhandler en periode fra 1950- til 1990-tallet. Arkivene inkluderer alt fra svært sensitiv rettighetsdokumentasjon (barnevern) til saker knyttet til ansatte, elever (inkl. helse), drift, byggeteknisk dokumentasjon, politiske vedtak og musikk og foreningsliv. Om lag 67 hyllemeter, verdifull og viktig kulturhistorie, ble hentet ut av bygget.

Proklamert lærdom

Vi var heldige i arbeidet med arkivene ved denne anledningen. Viktig materiale ble funnet og bevart. Sensitiv dokumentasjon slapp å havne på avveie. Det viste seg også at det ikke var tegn til mugg. Knuste vinduer i alle etasjer hadde sørget for god trekk og ventilasjon. Det ble en pust i bakken og forberedelse til neste forvaltningsfase, et enormt stykke ordningsarbeid, et arbeid som kan være både givende og utviklende for en kulturhistorisk interessert arkivar.

Ordningsarbeid er en svært viktig (og uunngåelig) del av all analog arkivforvaltning som krever store ressurser. Så venter kanskje oppfølging og forvaltning av flere tusen hyllemeter arkivalia ute blant kommunens arkivskapere og virksomheter, og selv om tid og ressurser er knappe, ønsker man så inderlig å drive forsvarlig arkivforvaltning. Som kommunal arkivforvalter må jeg ofte presisere at analoge arkiver fortsatt utgjør svært aktuell forvaltning. Også langt fremover i tid vil forvaltning av slikt materiale kreve tid og kunnskap fra dedikerte ansatte med spisskompetanse i norske kommuner.

Så hvordan kan vi lære av slike arkivsituasjoner i kommunal sektor? Det er særlig noen stikkord som melder seg. Profesjonalisering, gode rutiner, god arkivoversikt, dialog og oppfølging av kommunens arkivskapere, samt åpenhet om utfordringer i sektoren. Finner man dokumenter på avveie, skal man varsle.

Skal vi klare å håndheve og utøve profesjonell og lovpålagt analog arkivforvaltning i kommunene, trenger vi fortsatt mange år med ressurser til dette sårt viktige arbeidet.

Denne gangen ble ikke arkivene vi fant, til en overskrift i pressen, men bidro til konstruktiv erfaring og ettertanke.