To kommuner – ett dokumentsenter

Kommunedirektøren i Birkenes, Anne Stapnes, sto for snorklippingen sammen med kommunalsjefene Ingvill Ohr fra Lillesand kommune og Marianne Moen Knutsen fra Birkenes kommune.

Målet er å forbedre og effektivisere arkivtjenestene.

Samarbeidet er et administrativt vertskommunesamarbeid etter Kommuneloven §§ 20-2 og 20-4 og Arkivloven § 6. Birkenes kommune er vertskommune, og samarbeidsavtalen legger grunnlag for hvordan kommunene skal samarbeide administrativt, økonomisk og operasjonelt.

Midlertidig avtale om arkivsamarbeid i 2023

Da Lillesand kommune søkte avdelingsleder for arkivtjenesten, fikk ikke kommunen søkere med etterspurt kompetanse. Dette førte til at det ble laget en midlertidig avtale om arkivsamarbeid i 2023.

Bakgrunnen var også at en så et økende behov for effektivisering og forbedring av arkivtjenestene i begge kommuner. Avtalen trådte i kraft fra den 1. januar 2024 og verstskommunesamarbeidet skal evalueres etter tre år.

Innbyggerne skal ikke merke forskjell

Mellom seg, betjener Lillesand og Birkenes kommuner rundt 13.500 innbyggere. Men ifølge enhetsleder for kommunikasjon og kultur i Birkenes kommune, Aud Hellen Bergland, skal verken innbyggere eller ansatte merke stor forskjell ved omleggingen:

– Innbyggerne skal i hovedsak ikke bli berørt, og ansatte skal oppleve at man etter den første innkjøringsfasen, får de samme tjenestene fra dokumentsenteret, sier hun.

Blant hensiktene med dokumentsenteret er også å styrke fag- og kompetansemiljøet, samt å oppnå økonomiske og kvalitetsmessige fordeler gjennom samarbeid og samordning.

Dette håper deltakerkommunene å oppnå gjennom å lage felles plattform som skal ivareta fagansvar for arkiv, informasjonssikkerhet og internkontroll.

– Med fokus på kvalitet, effektive arbeidsprosesser og bedre utnyttelse av systemene ser vi for oss at dette på sikt vil gi positive ringvirkninger til både innbyggere og ansatte i kommunene, sier Hildegunn Lia Tang som er fagansvarlig for arkiv i Birkenes og  Lillesand kommuner.

Birkenes har hovedansvaret for drift og administrasjon av senteret.

– Siden det fortsatt er to kommuner som eier hver sine arkiv vil det være separate installasjoner av sak-/arkivsystem og fagsystemer, men å ha flere like systemer gir gevinster, sier Tang.

Arkivansvaret ligger fortsatt til kommunen

I avtalen fremgår det hvordan kostnader skal fordeles, detaljer om organiseringen av senterets drift, inkludert lokalisering, personalansvar og rapporteringsrutiner.

– Ved inngåelse av avtale må alle parter være involvert og enige om avtalens innhold. Det må være enighet om kostander som er felles og kostander som tilfaller den enkelte kommune. Det er også viktig å ha en stor forståelse av lovverket rundt arkivansvaret som ligger til den enkelte kommunedirektør, sier Bergland.

Ingvill Ohr, som er kommunalsjef i Lillesand, legger til at gevinster må synliggjøres og at et tydelig kostnadsbilde må presenteres:

- Siden dette har vært en prosess som involverer to kommuner, er det særlig viktig med et godt beslutningsgrunnlag for forankring i kommuneledelsen, men ikke minst ovenfor det politiske nivået. 

Ved å dele på utgifter relatert til arkivtjenester og samordne investeringer i teknologi og infrastruktur, vil kommunene kunne oppnå besparelser.

– Birkenes og Lillesand kommuner har en felles IT-tjeneste. Det har vært en stor fordel i kartleggingsprosessen før sammenslåing av arkivtjenestene, og vi ser samarbeidet mellom IT-tjenesten og nytt dokumentsenter vil gi mange fordeler framover. Det er etablert rutiner for innkjøp av systemer og felles digitaliseringsforum for begge kommuner. Kommunene har også samarbeid om lønn og regnskap, i tillegg til felles tekniske tjenester, sier Tang.

Større og sterkere fagmiljø

– Dette har vært en spennende prosess å være med på fordi det ikke har blitt gjort så mange andre steder i landet, sier Monika Håland, rådgiver ved KUBEN i Arendal.

Begge kommunene er medeiere i Aust-Agder museum og arkiv IKS (KUBEN) som også har spilt en rolle i utviklingen.

– Vi har vært aktivt involvert i hele prosessen, og har bistått de ansatte i forberedelsene til oppstart. Dette inkluderer særlig hjelp til prosessarbeid og rådgivning knyttet til for eksempel nye rutiner for post- og journalføring, sier hun.

Arendal og Grimstad kommuner var først ut med å etablere et eget selskap som tar seg av kommunens dokumentasjonsforvaltning. Lillesand og Birkenes kommuner har imidlertid valgt en annen tilnærming.

– De har fokusert på samdrift, en løsning som ikke påvirker arkivenes periodisering eller avslutning. Denne differensieringen i tilnærming viser en variert tilpasning til lokale behov og ressurser, fortsetter hun.

Til tross for deres størrelse, har disse små kommunene søkt å skape et sterkere fagmiljø.

– Min oppfatning er at en motivasjon hos begge kommunene også vært å skape et større og mer robuste fagmiljø for de ansatte. Vår jobb har vært å synliggjøre mulighetsrommet som ligger i samdrift og samarbeid i en tid hvor arkivfaget utvikler seg hele tiden. En annen ting som har vært i fokus, er kvalitet. Fagansvarlig har hele tiden vært opptatt av at dokumentsenteret skal bidra til at dokumentasjonsforvaltningen i kommunene holder høy kvalitet, påpeker Håland.

Dette viser en anerkjennelse av de ansattes sårbarhet i mindre kommuner og en innsats for å styrke deres faglige kapasitet.

– De ansatte har vært svært endringsvillige og det har vært veldig interessant å bistå i arbeidet med å utvikle nye rutiner og prosesser som kan effektivisere og heve kvaliteten på dokumentasjonsforvaltningen i kommunene, avslutter hun.

Ny arbeidsplass for ansatte

Arkivsamarbeidet er i tråd med anbefaling fra en arbeidsgruppe bestående av arbeidsgiverrepresentanter og tillitsvalgte fra begge kommunene. Avtalen legger vekt på å sikre en smidig overgang og at rettigheten til de ansatte blir ivaretatt. Ansatte som overføres vil ha de samme rettighetene som ved en virksomhetsoverdragelse. Dokumentsenteret beholder samme antall årsverk som før sammenslåing.

- Det har vært viktig med tidlig involvering av ansatte for å skape eierskap til endringene. Bevissthet rundt at det er to arbeidsmiljø med sin kultur som skal forenes. I tillegg til nye rutiner, budsjett og kostnadsfordeling er det mye praktisk som skal på plass. Det er fryktelig mye å huske på, men i dette prosjektet har mange bidratt for å få det til, avslutter kommunalsjefen i Lillesand, Ingvill Ohr. 

Les mer: Formannskapet i Lillesand sin behandling av saken