Arkivlova er åpnet for innspill - her er noen av endringene

Lov om dokumentasjon og arkiv er nå sendt til Familie- og kulturkomiteen for behandling. Høring om saken vil være 31. mars kl. 13.30.

Les også

Forslag til ny arkivlov lagt frem i statsråd

I dag har Regjeringen lagt fram forslag til ny arkivlov for Stortinget. Forslaget innebærer blant annet at virkeområdet utvides og at Arkivverket (Nasjonalarkivet) får utvidede fullmakter til å ilegge påbud.

Grunnlaget for høringen er proposisjonen behandlet i Statsråd 28. februar.

Saksordfører i Familie- og kulturkomiteen er Torstein Tvedt Solberg (Ap). 

Du kan lese hele proposisjonen her, i denne artikkelen kikker vi nærmere på formålsparagrafen, privatarkiver og sanksjonsmuligheter.

Nytt formål, mer straff og mer om privatarkiver

I lovforslaget som nå er ute til høring understrekes det at selve arkivloven skal være overordnet, mens funksjonelle og detaljerte regler vil komme i forskrift. Tanken bak er at det er lettere å endre en forskrift enn en lov, og med den hurtige utviklingen i forskjellige teknologier behøves denne dynamikken. Riksarkivar Inga Bolstad har derfor oppfordret alle virksomheter til å være obs på, og benytte høringsretten, når forslaget til forskrift vil komme om kort tid.

Arbeidet med loven har vært gjennom flere stadier så langt. Først er loven slik den er i dag, dernest forslaget arbeidsutvalget overleverte regjeringen i utredningen NOU 2019:9 Fra kalveskinn til datasjø. Arbeidsutvalgets forslag ble så bearbeidet av departementet og sendt ut som et høringsnotat, med frist i 2022. Det kom inn 133 høringssvar. 

Høringsuttalelsene er så gjennomgått, departementet har justert og i nå, i mars 2025 foreligger altså selve proposisjonen. Det er dette fjerde, og foreløpig siste, forslaget som nå behandles av Familie og kulturkomiteen. Etter denne siste høringsrunden skal proposisjonen behandles i Stortinget to ganger før loven  blir vedtatt. 

Private arkiver

Reglene som gjelder i dag for privatarkiver, vil for stor del bli videreført. Det overordende ansvaret for privatarkivetfeltet skal forbli hos Nasjonalarkivet, inkludert koordinering og samordning. I høringsuttalelsene var der flere fylkeskommuner som var skuffet over at ikke mer av ansvaret ble lagt til dem. Blant annet pekte Vestfold og Telemark fylkeskommune på at oppgaver som ikke er lovfestet, blir heller ikke prioritert. Departementet har ikke endret mening, og skriver i proposisjonen: «Slik departementet ser det, vil det heller ikkje vere tenleg at arkivlova fastset bindande reglar om på kva måte samordninga av arbeidet med privatarkiv skal gå føre seg, verken lokalt, regionalt eller nasjonalt.»

Tvangsmulkt, rekonstruksjon og bøter

I proposisjonen gis Nasjonalarkivet utvidet mulighet til å bruke tvangsmidler overfor arkivinstitusjoner som ikke oppfyller arkivplikten.

Den nåværende arkivloven (1992) er svært kortfattet om straff:

§ 22.Straff.

Den som handlar i strid med føresegner gjevne i eller i medhald av denne lova, kan straffast med bøter.

Slik loven er i dag, finnes det ingen andre muligheter til sanksjoner enn pålegg om retting. Bøtene som er nevnt i paragrafen over gjelder privatpersoner, ikke mot virksomheter. Privatpersonene må i tillegg har brutt arkivloven med vilje (forsett). Ingen personer er i lovens virketid blitt ilagt bøter. 

I lovproposisjonen utvides muligheten til sanksjoner. Nasjonalarkivet kan pålegge organer å rekonstruere dokumentasjon som har gått tapt som følge av brudd på arkivlova (for eksempel uhjemlet kassasjon, men også andre brudd). Flere høringsinstanser stilte spørsmål ved om rekonstruksjon i det hele tatt er mulig, mens andre var positive til forslaget.

Det innføres også adgang til å ilegge organer tvangsmulkt dersom de ikke retter seg etter pålegg fra Nasjonalarkivet. Alle organer som loven omfatter, inkludert fylkeskommuner og kommuner, kan bli ilagt tvangsmulkt. Målet med tvangsmulkt er å tvinge frem etterlevelse av regelverket og lukking av avvik.

I lovproposisjoner kan vil lese at Arkivverket i perioden 2018 til 2020 avsluttet 199 tilsyn. 71 av disse ble avsluttet uten at virksomhetene hadde lukket avvikene, enten fordi de ikke hadde evne til det eller fordi de ikke hadde vilje til det. «Arkivverket uttrykkjer ei maktesløyse, då dei ikkje rår over relevante verkemiddel som kan tryggje at måla i arkivlova blir ivaretekne», står det i proposisjonen, og videre: «Arkivverket erfarer at etterlevinga av arkivregelverket generelt er lav i kommunal sektor, sjølv etter aktiv bruk av tilsyn og rettleiing som verkemiddel. Dette kan vere grunna i manglande økonomiske prioriteringar eller manglande kompetanse om arkivregelverket i organa. Arkivverket har kunnskap om at arkiv har gått tapt i kommunar som ein følgje av at kommunen har brote arkivregelverket. Slike lovbrot får i dag ingen konsekvensar for kommunane.»

Nylig skrev Aksess om arkivet i Tromsø kommune, som i flere tiår er blitt vanskjøttet, til tross for både tilsyn og varslingssaker.

Muligheten til å gi bøter opprettholdes, men i nytt lovforslag presiseres det at det gjelder både forsettlig og grovt uaktsom handling og at også organer kan ilegges bøter.

Tilsynsmyndigheter forblir hos Nasjonalarkivet som før. Arbeidsutvalgets forslag om at statsforvalteren skal være tilsynsmyndighet for fylkeskommuner og kommuner er ikke tatt med videre i lovarbeidet.

Formålsparagrafen

Formålparagrafen i gjeldende lov lyder:

§ 1.Føremål.

Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.

Arbeidsutvalgets foreslå i sin utredning, NOU 2019: 9 Fra Kalveskinn til datasjø, at formålsparagrafen endres til:

§ 1. Lovens formål

(1) Formålet med denne loven er å sikre dokumentasjon om samfunnet som skal kunne brukes

til å forstå samtid og fortid, og til å bevare og videreutvikle Norge som rettsstat og demokrati.

(2) Loven skal særlig legge til rette for å

a) fremme offentlighet og demokratisk deltakelse

b) drive forsvarlig offentlig virksomhet

c) fastsette, fremme og forsvare rettigheter og andre rettskrav

d) utvikle kunnskap om kulturarven, kulturelt mangfold og grunnleggende samfunnsforhold

e) legge til rette for vitenskapelig forskning og annen granskning

f) ivareta enkeltpersoners og gruppers behov for å kjenne egen historie og kultur.

Når høringsnotatet ble sendt ut i 2021, var forslaget til lovtekst endret til:

§ 1 Formål

Formålet med denne lova er å leggje til rette for ei forsvarleg offentleg forvaltning ved at verksemda til offentlege organ blir dokumentert gjennom arkiv, og at arkiva skal vere tilgjengelege for demokratisk kontroll med forvaltninga, for å verne om rettstryggleiken til kvar enkelt, for ei open og opplyst offentleg samtale, som grunnlag for forsking, som kjelde til historisk kunnskap og anna lovleg bruk.

Lova skal òg leggje til rette for at verneverdige private arkiv blir tekne vare på.

Til sist, i proposisjonen som skal behandles denne våren, lyder formålsparagrafen slik:

§ 1 Formålet med lova

Lova skal medverke til ei forsvarleg og etterretteleg offentleg forvaltning ved at

a. dokumentasjonen i offentlege organ skal bli forvalta som arkiv

b. dokumentasjonen skal vere tilgjengeleg, for å kunne føre kontroll med forvaltninga, styrkje rettstryggleiken og fremje ein open og opplyst offentleg samtale. Lova skal leggje til rette for at arkiva kan tene som kulturarv, kjelde til historisk kunnskap og grunnlag for forsking, og at allmenta kan ta arkiva i bruk.

Lova skal òg leggje til rette for bevaring og tilgjengeleggjering av privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi.

 Kultur- og likestillingsdepartementet, som legger frem lovforslaget, skriver at forslag til ny formålsparagraf sier noe om hvorfor arkiv skal tas vare på. Samtidig ønsker ikke departementet å liste opp hva arkivene kan brukes til, slik forslaget fra NOU-en gjør, men heller holde det på et overordnet nivå. Det er også verd å merke seg at allmennhetens tilgang til arkiver er innlemmet i forslaget.

Mange høringsinstanser etterlyste private arkiv i formålsparagrafen. Det har departementet tatt hensyn til i siste ledd, for å sikre et mangfold i arkivene. Uttrykket «verneverdige privatarkiv» i høringsnotatet er endret til «privatarkiv med rettsleg, historisk, kulturell eller vitskapleg verdi.», blant annet som følge av arkiv Troms’ høringsuttalelse: «Verneverdig er ikke et arkivfaglig begrep, og får arbeidet med private arkiver til å framstå som noe musealt og statisk. Vi foreslår derfor at ordet verneverdig strykes og at § 1, 2. ledd endres til: «Lova skal og leggje til rette for at private arkiv blir tekne vare på.»