Tilsyn virker - men må kuttes

Gjennom tilsyn med arkiv og dokumentasjonsforvaltning skal Arkivverket vurdere om virksomheten oppfyller de pliktene som følger av arkivloven med forskrifter.

Kjetil Reithaug, avdelingsdirektør i Arkivverket, forteller at tilsynene er mer populære enn en kanskje skulle tro, særlig på arkivnivå. Årsaken kan være at tilsynene virker. Ofte får de lederne til å skjønne at dette er viktig.

Hjelp og veiledning

Etter et tilsyn lager Arkivverket først en foreløpig rapport som sendes til virksomheten og følges opp for å sjekke at det ikke er misforståelser eller lignende knyttet til innholdet, samt gir dem mulighet til å uttale seg. Deretter ferdigstilles og sendes den endelige rapporten.

– Vi forsøker å være pedagogiske i møte med virksomhetene både gjennom dialog og ved å forklare hva og hvorfor. Vi er ikke ute etter å ta noen, men ønsker å hjelpe, sier Reithaug.

Påleggene går på hva som må på plass fordi det er lovpålagt; slik som å ha en arkivplan. I en slik oversikt må visse ting med, men det stilles ikke krav til hva slags løsning som velges. I tillegg gir Arkivverket råd og veiledning om hva virksomhetene kan gjøre for å sikre god arkivdrift, gjerne ved å vise til noen som har valgt en løsning som kan være god.

– Det hender vi møter negative holdninger som gjør det ekstra vanskelig å nå igjennom, men det er veldig få som nekter, og heldigvis er de fleste positive i møte med oss.

Etter at den endelige rapporten er mottatt, skal virksomheten lage en plan for oppfølging. En kan skjønne at det ikke er spesielt hyggelig å motta en rapport med en rekke pålegg eller å havne nederst på listen over «best i klassen», men Reithaug forteller at dette virker motiverende for noen.

– Vi har eksempler på virksomheter som har tatt skikkelig tak i sakene etter å ha fått rapporten fra oss, og som har fått snudd situasjonen fullstendig. Slik sett kan et dårlig resultat føre til et godt.

Vinn–vinn

Målet med tilsynene er bedre kvalitet på arkivarbeidet i virksomheten, slik at arkivene blir sikret for samtid og ettertid – blant annet som grunnlag for demokrati, rettssikkerhet og kulturarv. Kommuner og etater skal trekke ut data til langtidsoppbevaring slik at det blir tilgjengelig i framtiden. Hvis ting ikke gjøres riktig og data lagres på gamle servere og gamle uleselige systemer, kan viktige data gå tapt. Dette kan være data som handler om enkeltmenneskets rettssikkerhet, eller som gir historisk kunnskap om lokalsamfunnet. Men det er også et viktig poeng og argument at et godt arkiv fører til bedre flyt i virksomhetens daglige virke.

Stram økonomi

På grunn av høye strømpriser og økt husleie må Arkivverket i år kutte kraftig i de tre prosentene av driftsbudsjettet som ikke er bundet opp til faste utgifter som lønn, husleie og strøm. Et resultat av den stramme økonomien er at det i 2023 blir færre tilsyn hos kommuner og offentlige instanser. Det blir 23 stedlige tilsyn, mot mer enn 60 i normalår. I tillegg vil det bli gjennomført digitale tilsyn. Noen tilsyn blir også utsatt til 2024.

– Dette er synd, for vi har erfart at tilsyn virker, sier Kjetil.

Kanskje er nøkkelen til at tilsyn virker den riktige balansen av pålegg og veiledning. Han legger til at Riksrevisjonen skrøt av tilsynene og Arkivverkets satsing på veiledningsmateriell i sin ellers nedslående rapport fra 2021 («Riksrevisjonens oppfølging av Dokument 3:10 (2016–2017) om arkivering og åpenhet i statlig forvaltning»). Også statsråden har fra talerstolen i Stortinget nevnt tilsyn som noe som virker, forteller Reithaug.

– En kan få til stor bedring med enkle midler.

Er du i tvil om hvordan ståa er i egen virksomhet, er gode råd heldigvis ikke dyre. Snare tvert imot. De er lett tilgjengelige på Arkivverkets nettside. Se lenke i faktaboks.