Privatarkivarbeid. Fortid – nåtid – framtid

Privatarkivarbeidet før, nå og framover. Det blir vel litt som NRK-serien «Makta», basert på sannhet, forhåpentligvis ikke løgn, men sikkert litt varierende hukommelse. Fortiden er jo aldri det den engang var, for å si det med historikeren Knut Kjeldstadli. Nåsituasjonen er det mange meninger om. Og, for å sitere Storm P, å spå er vanskelig, særlig om fremtiden. 

Men da min leder i Arkivverket, Anne Aune, ga meg frie tøyler og lov til å si hva jeg ville, uten filter, kunne jeg ikke si nei. Så får dere heller ta mine synspunkter for det det er; mine refleksjoner, basert på mine erfaringer, noen suksesser og noen fiaskoer. Mye kunne vært sagt, men jeg skal nøye meg med noen få poenger.

Bevaringsplaner

En stor del av nettverkssamlingen i Bergen handlet om bevaringsplaner. Mye handlet om bevaringsplaner de siste årene. Og dette er ikke noe nytt. Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet forutsetter at hver depotinstitusjon utarbeider bevaringsplan. Det brukes mye ressurser på utarbeidelse og revisjon av privatarkivplaner. Planene består gjerne av en omfattende gjennomgang av lover og regelverk, kulturpolitiske føringer, arkivkartlegging, samfunnsanalyse, en bestandsanalyse, og det hele munner ut i en beskrivelse av bevaringsstatus og bevaringsmål.

Den første bevaringsplanen for privatarkiv i Norge ble utarbeidet av Norsk Privatarkivinstitutt i slutten av 1970-årene. Det var egentlig en kartlegging av viktige privatarkiv, men som da skulle danne grunnlag for bevaringsplaner. Ikke lenger etter, sommeren 1980, initierte personer tilknyttet historisk institutt ved Universitetet i Bergen og Statsarkivet i Bergen kartleggingsprosjektet «Nærings- og organisasjonsarkiv i Hordaland». Målet var å kartlegge ikke-offentlig arkivmateriale i fylket. Kartleggingsprosjektet ble avsluttet i 1982 og skulle videreføres til en verneplan. Høsten 1984 satte man i gang et tilsvarende kartleggingsprosjekt i Trondheim. Rapporten forelå i 1986. Hva tror dere at de fant ut etter flere års kartlegging?

Jo, det er mange bedrifter og organisasjoner i Norge, også i Trondheim og i Hordaland! Og mange bransjer! Og de fant ut mer! Bedrifter og organisasjoner skaper arkiv! Og det finnes mye arkiver!

Privatarkivinstituttets leder, Sofie Rogstad, som også deltok i Hordalandskartleggingen, oppsummerte i 1985 resultatet av arbeidet slik: «meget av registreringsarbeidet (blir) et slag i luften fordi ingen har ansvar for å følge opp de verneplaner som blir utarbeidet på grunnlag av registreringene».[i]

Ressursene som var satt av til privatarkivarbeid var forsvinnende små. Rent generelt «må en kunne si at vern av arkivsaker er det bevaringsområdet som har vært lavest prioritert av det offentlige og at innen arkivsektoren er det vern av privatarkiver som klart står svakest», sier Rogstad videre.[ii] Dessverre gjelder dette fortsatt, 40 år senere.

Da nytter det ikke med storslåtte planer. Det må være samsvar mellom ambisjoner og tilgjengelige ressurser: både personell, kompetanse og magasinplass.

I Arkivverket har vi en svært ambisiøs privatarkivplan. Den omfatter ca. 900 bedrifter og organisasjoner. Ressursene er det verre med, kanskje ikke mer enn et par hele årsverk. Enten må det settes av mer ressurser til privatarkivarbeidet, eller så må våre ambisjoner senkes betydelig.

Siden 1985 er mange arkiver bevart og tilgjengeliggjort, mye bra er gjort, men ikke på grunn av bevaringsplanene. Det er ikke noe galt med planlegging. Men det må ikke ta overhånd.

En rimelig oppegående, samfunnsengasjert person kan ganske raskt skaffe seg en oversikt over hvilke virksomheter som er viktige å dokumentere. Det har etter mitt syn liten verdi å basere bevaringsprioriteringer for våre samtidsarkiver på en analyse av eldre arkivbestand.

Kart og terreng

Jeg har selv vært med på å lage bevaringsplaner. Da vi gikk i gang med olje- og gassindustriens arkiver på 1990-tallet, begynte vi etter gammel oppskrift. Vi kartla og analyserte. Da vi så startet arbeidet, så vi raskt at vårt kart ikke helt samsvarte med terrenget.

De virksomhetene vi ønsket å prioritere var ikke nødvendigvis villige til å avlevere, særlig dersom de selv måtte bidra finansielt. Vår kunnskap om sektoren var også mangelfull. De som jobbet i oljenæringen, kunne opplyse om aktører som våre verneplaner helt hadde oversett. Vi lærte fort at våre planer hadde begrenset verdi. Her gjaldt det å være pragmatisk, glemme de planene som ikke lot seg gjennomføre og gripe de muligheter som bød seg.

Mitt inntrykk er at vi gjerne foretrekker utredninger og er mindre opptatt av det operative arbeidet. Hvorfor? Er det mer behagelig å utrede enn å møte arkivskaperene?

Da vi laget en ny privatarkivplan for Arkivverket, var det stor oppmerksomhet rundt planen, både internt og i arkivsektoren generelt. Nå, noen år senere, er det ingen som synes å være interessert i hvordan planen fungerer, hverken internt eller eksternt. Det synes å være mer interesse for det å lage planer enn det er for gjennomføringen. Det gjelder kanskje for flere enn Arkivverket?

Det er viktig å vite hva man vil og utarbeide en overordnet plan for hvordan det skal gjøres. Men virkelighetens uendelige kompleksitet og uforutsigbarhet krever fleksibilitet og en pragmatisk tilnærming.

Omfattende bestands- og samfunnsanalyser kan være en interessant akademisk øvelse, men har begrenset verdi dersom målet er å bevare og tilgjengeliggjøre viktige privatarkiver fra vår samtid. For, det er vel det som er vår primære oppgave?

Det viktigste er å komme seg ut i felten, bearbeide arkivskaperne, utnytte muligheter som oppstår og sørge for at arkivene blir bevart.

Et historisk tilbakeblikk

La oss gjøre et historisk tilbakeblikk for å sette tingene litt i perspektiv.

Privatarkiver er viktige. De har lenge vært gjenstand for interesse og forskning. Bedrifter og organisasjoner former vårt samfunn som få andre aktører.

De første virksomhetene i Norge som kan kalles arkivinstitusjoner – slik vi forstår begrepet – var de såkalte lensarkivene. Lensherren var øverste regionale myndighet frem til 1660. Lensarkivet omfattet lensherrens eget embetsarkiv, men også rester av desentrale kongelige middelalderarkiv, konfiskerte klosterarkiv og annet geistlig arkivmateriale fra middelalderen. I 1587 ble alle lagmennene i Norge pålagt å avlevere sine rettsbøker til lensarkivet. Hensikten var å bedre rettsikkerheten ved å gjøre rettsarkivene mer tilgjengelig for allmennheten. I 1633 ble sorenskriverne pålagt det samme. Rett til partsinnsyn for enhver ble fastslått.

Da lensherrene fra 1660 ble erstattet av amtmenn, ble den samme ordningen gjeldende for amtsarkivene. Etter hvert kom flere statlige virksomheter til å avlevere sine arkiver til amtsarkivene.

Byarkivene kan spore sine røtter enda lenger tilbake i tid enn amtsarkivene, men de var utelukkende beregnet på byforvaltningens egne arkiver, og inneholdt ikke ulike provenienser slik amtsarkivene kom til å gjøre.

Privatarkiv lå langt utenfor både by- og amtsarkivenes portefølje. De offentlige arkivene skulle tjene forvaltningens behov og, ikke minst, gi undersåttene et godt rettsvern. Private bedrifter, handelshus, rederier, trelasteksportører, gruveeiere og jernverkseiere skapte til dels omfattende arkiver. Mange gårdsarkiver inneholdt rettighetsdokumenter skapt i middelalderen. Personarkiv eksisterte også. Men disse var ikke noe verken by- eller amtsarkiv befattet seg med, heller ikke Akershusarkivet – vårt nåværende riksarkivs forløper – på Akershus slott.

Det betyr ikke at kun arkiveierne var opptatt av sine privatarkiv. Antikvarene, som siden renessansen kom til å dominere studiene av fortiden, var svært opptatt av autentiske spor fra eldre tider, det være seg gjenstander eller arkivmateriale. Utover 16- og 1700-tallet var det å samle gamle dokumenter blitt en yndet aktivitet. Gårdsarkiver fra middelalderen var svært ettertraktet, men også bedriftsarkiver ble bevart og brukt i historiske fremstillinger.[iii]

Da Riksarkivet ble opprettet i 1817 ble det bestemt at det kun skulle omfatte dokumenter som vedkom landsdekkende embeter. Ved resolusjonen 10. juni 1837, fikk Riksarkivet også ansvar for å motta arkivene fra den statlige lokalforvaltningen. Arkivmateriale fra amtsarkivene og øvrige embeter i hele landet skulle overføres til Riksarkivet. Amtsarkivenes ble gradvis avviklet som regionale arkivdepot for forvaltningen og erstattet av statsarkivene.[iv]

Privatarkiver var ikke en del av Riksarkivets oppgave, verken i 1817 eller i 1837. Dette understrekes også av instruksen for statsarkivet i Trondheim, vårt første statsarkiv, fra 1850 der det understrekes at «private Archiver maa deri ikke indtages uden Kirke-Departementets Samtykke».[v] Det skulle mye til før privatarkiv slapp inn. Det hindret imidlertid ikke Trondheims statsarkivar Kristian Koren omkring 1900 fra å finne plass til tre av byens viktige bedriftsarkiver. Handlingen kan ikke ha vært uhørt og utilgivelig – han ble senere Riksarkivar. Men privatarkiv var i all hovedsak Arkivverket uvedkommende. Krag-Rønnes bok om ættegransking fra 1943 inneholder en oversikt over aktuelt kildemateriale i Arkivverket. Kun statsarkivet i Trondheim oppgis å ha privatarkiver – de tre nevnte bedriftsarkivene.

Privatarkiv i arkivinstitusjoner

Arbeiderbevegelsens arkiv ble opprettet allerede i 1908 av LO og Arbeiderpartiet i fellesskap. Museer og bibliotek inkluderte tidlig privatarkiv i sine samlinger. Arendal museum – Kubens forløper – allerede fra starten i 1832.

Privatarkiv hadde med andre ord vært et tema, i lang tid da Norges almenvitenskapelige forskningsråd i 1950/51 etablerte Privatarkivkommisjonen, hvis oppgave var å være kontaktledd mellom private arkivskapere og bevaringsinstitusjoner. Et av tiltakene kommisjonen begynte på var å utarbeide et nasjonalt sentralregister over kjente privatarkiver. Oppmerksomheten omkring privatarkivenes betydning var økende. I 1977 ble kommisjonen erstattet av Norsk privatarkivinstitutt. Instituttet ble ti år senere innlemmet i Riksarkivet som en egen avdeling. Nå finnes det ikke lenger på Arkivverkets organisasjonskart. Det gir ikke gode signaler for Arkivverkets fremtidige satsing på privatarkivene.

Flere arkivinstitusjoner og museer engasjerte seg i privatarkivarbeidet særlig fra 1970- og 1980-tallet. I Arkivverket var det foruten Riksarkivet særlig statsarkivet i Stavanger som satset på privatarkivbevaring.

Arkiv i Nordland begynte i 1978 som et initiativ fra historieseksjonen ved Nordland Distriktshøgskole for innsamling av privat arkivmateriale fra Nordland. Opplandsarkivet ble etablert i 1981 som er et nettverk av arkivinstitusjoner for privatarkiver i Oppland fylke. Fylkesarkivet i Sogn og Fjordane, etablert i 1983 var også en aktiv privatarkivaktør. Stiftelsen Lokalhistorisk Arkiv i Bergen (nå Arkivest) ble opprettet etter initiativ fra Bergen byarkiv i 1987 for å hjelpe bedrifter, organisasjoner og privatpersoner i Bergen med å oppbevare og formidle sine historiske arkiver. Siden har langt flere kommet til, byarkiv, interkommunale arkiv, museer, sektorarkiv mv. Slik sett er det 20. århundre fortellingen om en økt innsats for å bevare privat arkivmateriale.

Men situasjonen er på ingen måte tilfredsstillende. Mange bevaringsinstitusjoner har bare ett årsverk, eller endog mindre, til disposisjon for privatarkivarbeid. Da er det desto viktigere at man prioriterer riktig.

Sikre de digitale arkivene

Jeg må nok en gang understreke at det viktigste er å komme seg ut i felten og møte arkivskaperne og sørge for at arkivene blir bevart. Det gjelder ikke minst i dag hvor nesten alt arkivmateriale skapes digitalt.

På dette området har vi kommet sørgelig til kort. En titt på arkivstatistikken viser at svært få digitalt skapte arkiv er overført til bevaringsinstitusjoner. De fleste bevaringsinstitusjoner melder også at de har for liten kompetanse på dette området. Det etterlyses kurs og redskaper for å høste, bevare og tilgjengeliggjøre digitalt skapte arkiv.

Min påstand er at hver enkelt institusjon, uavhengig av størrelse og kompetanse, kan gjøre ganske mye dersom man kan håndtere sin egen pc og Office-programvare (Word, Excel etc). Forbausende mange organisasjoner og bedrifter, selv store, har digitale arkivløsninger som riktignok er mer omfattende, men med en struktur (mappestruktur) som i prinsippet er temmelig lik den du har på egen pc og med vanlige Microsoft-filtyper. Databaser inneholder ofte forhåndsdefinerte rapporter som muliggjør informative og selvforklarende eksporter til for eksempel Excel. Slike eksporter er enkle å gjennomføre både for arkivskaper og for oss som bevaringsinstitusjon. De er velprøvde og reflekterer i større grad arkivskapernes arbeidssituasjon enn tradisjonelle tabelluttrekk.

Papirarkiv kan ligge i en kjeller eller på et loft i lang tid og likevel være intakte og brukbare. Det kan, som vi vet, ikke de digitale arkivene. De digitale arkivene forsvinner fortløpende av tekniske grunner, men også fordi det er så enkelt (og GDPR-tryggest) å slette informasjonen.

Ikke vent på mer opplæring og det perfekte redskap. Ta kontakt med arkivskaperne og gå i gang. Ikke still for strenge krav til materialet. Selv om man ikke får med alt og mottaket ikke er perfekt, er alt bedre enn ingenting. Dersom man hadde stilt de samme krav til papirarkiver som man har gjort til digitalt skapt materiale, ville knapt noe privatarkiv blitt avlevert.

De fleste av oss er allerede i stand til å gjøre ganske mye.

Arkivverket – bevaringsinstitusjon eller direktorat?

Arkivverket er den desidert største og mest ressurssterke arkivinstitusjonen i Norge. Gjennom mer enn 400 år har denne etaten og dens forløpere sikret og tilgjengeliggjort viktige arkiver for ettertiden og vært en motor i arkivarbeidet. Men Arkivverket er på ingen måte feilfri. Utredninger og planer har manglet realisme og havnet i en skuff. Mange prioriteringer har vært omstridte, noen vil også mene at de har vært feilslåtte. Tekniske løsninger har vist seg å være kortvarige, til frustrasjon for de som har forsøkt å følge rådene.

Arkivverket har gjort strategiske feilgrep. Et av de kanskje mest alvorlige er, etter mitt syn, satsingen på å styre og utvikle arkivdanningen. Dette er ikke noe som startet med vår nåværende riksarkivar.

De tidligste grep ble tatt fra 1960- og 1970-tallet. Detaljerte arkivforskrifter og NOARK-satsingen er kanskje de tydeligste uttrykk for dette. Hensikten var å sikre at man mottok gode og fullstendige arkiver til avlevering. Men de siste årene har modernisering og effektivisering av arkivforvaltningen innenfor offentlig sektor blitt et mål i seg selv, kanskje til og med det fremste målet.

Raske teknologiske endringer gjør det svært krevende å styre arkivdanningen. NOARK-standarden har krevd store ressurser gjennom flere tiår. Menon Economics konkluderte i 2018 likevel med at «Standarden drar ned effektiviteten i offentlig forvaltning, stikk i strid med målsetningene om å fornye, forenkle og forbedre og med potensielt store økonomiske konsekvenser.»[vi] Satsingen på innebygd arkivering synes allerede å ha smuldret opp.

Nå ønsker Riksarkivaren å styrke Arkivverkets direktoratsrolle. Et direktorat skal ved siden av sin myndighetsfunksjon, utvikle, forvalte og formidle kunnskap om sitt fagfelt/saksområde. Arkivverkets rolle som bevaringsinstitusjon kan lett bli redusert når knappe ressurser skal fordeles. Arkivverket mister da kontakt med det praktiske arkiv-arbeidet. Direktoratsarbeidet kan bli virkelighetsfjernt og uten bakkekontakt. Riksarkivaren har allerede bestemt at Arkivverket ikke selv skal gjennomføre ordningsarbeid på arkiver som skal avleveres. Kartlegging og bevaringsvurdering settes kanskje også ut til andre? Da mister vi kompetanse på helt sentrale områder innenfor arkivfaget. Da er det vanskelig å se hvordan vi kan være en viktig utviklingsaktør på disse områdene.

For privatarkivene er dette ekstra alvorlig. Direktoratsrollen dreier seg mest om myndighetsfunksjonen og offentlige arkiv. Jeg frykter at de offentlige arkivene da blir ytterligere prioritert, blant annet på bekostning av privatarkivene.

Allerede er det svært få i Arkivverket som deltar operativt i gjennomføringen av egen privatarkivplan. Ingenting tyder på at vi blir flere. De store bedrifts- og organisasjonsarkivene av nasjonal interesse er det knapt nok andre arkivinstitusjoner i Norge som har kapasitet til å ta imot. Dersom ikke Arkivverket klarer å motta disse, vil det være et stort tap.

Arkivverket har alltid først og fremst vært en bevaringsinstitusjon der formålet har vært å bevare og tilgjengeliggjøre landets viktigste arkiver. Det er også vår lovpålagte oppgave. Det bør etter mitt syn være vår viktigste oppgave også i fremtiden. Ingen andre kan i dag gjøre denne jobben. Effektivisering av norsk offentlig forvaltning kan trolig andre gjøre bedre enn oss.

Arkivverket har ønsket å endre navn til Nasjonalarkivet. Et nasjonalarkiv er mer enn bare de statlige arkivene. Det er alle arkivene som hele nasjonen har skapt, både private og offentlige, ikke bare statsmaktens eller rikets arkiver. Vi må ta det nye navnet på alvor og satse på alle deler av nasjonens arkiver. Arkivverket må da delta sterkt i det operative privatarkiv-arbeidet sammen med arkivsektoren ellers.

Privatarkiv-nettverket må passe på og kreve at det Arkivverket tar sitt nye navn på alvor og satser på alle deler av nasjonens arkiver. Dere må også etterlyse Arkivverkets deltakelse i det operative privatarkiv-arbeidet sammen med arkivsektoren ellers.

Arkivverket er landets viktigste privatarkivinstitusjon. Det må vi sikre at den forblir. Arkivressursene er små alle steder, men Arkivverket har mer ressurser enn noen andre og kan løse mange av privatarkivutfordringene dersom disse prioriteres.

Kanskje Arkivverkets ledelse lytter mer på stemmer utenfra enn oss som sitter på innsiden. Privatarkivnettverkets oppgave blir da ikke bare å koordinere arbeidet mot arkivskapere og arkivbrukere, men like mye å passe på at Arkivverket fortsatt spiller en fremtredende rolle i bevaringen av privatarkiv.

Sluttnoter