Fra dyrt tidssluk til automatisk prosess

Vi som driver med arkiv, ønsker oss en debatt om de dårlige arkivsystemene og manglende dokumentasjon av beslutninger i forvaltningen. Arkivverket ser problemene når vi gjennomfører tilsyn. Vi leser om konsekvensene av dårlig arkivhold i media. Riksrevisjonen har pekt på det samme. Men likevel uteblir systemdebatten. Når vi snakker om arkiv, handler det som regel om enkelthistorier, det handler om mennesker som rammes.

Ikke prioritert

Vi har fått Menon Economics til å gjøre en økonomisk kartlegging av hva offentlig arkivering koster samfunnet. Ikke overraskende er tallenes tale klar: Dagens arkivering i offentlig sektor er både dyr og dårlig. Staten og kommunene bruker 12 milliarder kroner i året på arkiv. Og likevel får vi ikke arkivert og dokumentert som vi skal. Nesten 70 prosent av respondentene i undersøkelsen svarer at de ikke arkiverer all informasjon som er arkivpliktig. De slurver, utsetter eller dropper det. Så kostnadene ville vært enda høyere dersom flere faktisk etterlevde arkivloven til punkt og prikke. Jeg tror mye av grunnen er at det er for tungvinte prosesserer og rutiner. Tenk så mange frustrerte ansatte i det offentlige som baler med dette! I en presset hverdag må det prioriteres, og arkiv kommer langt ned på prioriteringslisten. Kanskje skjer dette fordi konsekvensene av mangelfull arkivering ikke merkes før om mange år.

Bruke for å spare

Arkivering blir et tidssluk. Det koster oss både tid og penger. Og hva er det som koster? Først og fremst å flytte informasjon fra kontor- og saksbehandlingssystemer over til arkivsystemene. Og deretter å finne igjen informasjonen. Offentlig sektor bruker sykt mye tid på å gjenfinne ting. Arkivverket anslår at vi kunne spart inn fire til fem av disse 12 milliardene hvis vi hadde bedre systemer. Systemer som snakker med saksbehandlingsverktøy, og som henter informasjon i alle de nye kanalene vi bruker når vi samhandler med hverandre.

Tenke nytt

Vi må fornye IT-systemene i staten. De må bli mer brukervennlige og løse dokumentasjonsoppgaven. Vi trenger nye, smarte arkivsystemer – som gjør arkiveringen automatisk, uten at saksbehandlerne skal tenke på om akkurat den e-posten, denne Teams-samtalen eller den Slack-tråden bør spares på.  Og vi må tenke helt nytt rundt disse problemstillingene. En slik snuoperasjon er allerede startet i det små. Arkivverket jobber for noe vi kaller Innebygd arkivering. Visjonen er at ingen offentlig ansatte skal måtte bruke tid på arkivering, det skal gå av seg selv. Da må fagsystemene være designet slik at de ivaretar behovene for arkivering, uten at data må overføres til egne arkivsystemer. Arkivering løses dermed som en integrert del av arbeidsprosessen og ikke som en separat oppgave som må gjøres i tillegg til kjerneoppgaver. Dette vil ikke være én teknisk løsning, det vil være et utall slike løsninger, og de vil variere på tvers av virksomheter og sektorer. Når vi får til dette, betyr det både økt effektivitet og bedre etterrettelighet. Her er det mye penger å spare, samtidig som forvaltningen får arkivert det de faktisk er pålagt å dokumentere.

Snakk om det!

Jeg mener at vi trenger modige politikere som bevilger de pengene som trengs. Vi må bruke noen penger for senere å kunne spare penger. Vi trenger bedre samarbeid mellom offentlig og privat sektor. Og vi trenger oppmerksomhet rundt dette. Vi må snakke om konsekvensene av mangelfull arkivering, både i media og internt i organisasjonene. Og så må vi bli enige om at vi ikke kan jobbe med arkivering ved å sette strøm på papir, vi må tenke nytt rundt hele informasjonsflyten. Og så må vi blåse av oss støvet og koble oss på!