Forvaltningsreformer og arkiv: Fare for tapte arkiver

Dette kom frem av Riksrevisjonens undersøkelse om arbeidet med å sikre og gjøre kommunale arkiver tilgjengelige (2010) Spesielt fagarkiver og eldre arkiver er utsatt. Eksempler i rapporten inkluderer omorganiseringer innen næringsmiddeltilsynet, forliksrådene og nye selskapsstrukturer i kommunene. Kommunereformen gjorde det nødvendig for mange kommuner å overføre eller deponere sine arkiver til et arkivdepot, men heldigvis ble kommunene i stor grad skånet for overføring av oppgaver mellom forvaltningsnivåene.

Riksarkivarens bevarings- og kassasjonsbestemmelser har vært en trøst, men deres effektivitet er begrenset om de i liten grad blir fulgt eller gir anvisninger på et svakt grunnlag. I det videre er noen eksempler.

Mangelfull oppfølging av overføring

Da viltnemndene ble avviklet i 1993, ble den lokale viltforvaltningen en ren kommunal oppgave. Riksarkivaren vedtok at arkivene fra 1951 til 1992 skulle avleveres til lokale statsarkiver «når tiden var inne», og at de skulle betraktes med en statlig, forvaltningsmessig proveniens.

Kataloginformasjonen på Arkivportalen indikerer imidlertid at bestemmelsen i liten grad har blitt fulgt, med hele 113 oppføringer i kommunale arkivinstitusjoner og ingen i statlige arkivdepot. Registeringen av arkivenes ytterår indikerer at skillet mellom 1951 og 1992 for det meste har blitt opprettholdt. I 1993 gav Riksarkivaren også fylkesmennene oppgaven med å følge opp bestemmelsen og inngå avtaler med kommunene om lokal deponering forut for avlevering.

I 2001 ble ansvaret for «utslippstillatelser fra mindre anlegg» overført fra fylkesmannen til kommunene, og Riksarkivaren vedtok en bestemmelse om overføring av arkivmateriale fra fylkesmennene til kommunene. Bestemmelsen fastslo at de siste tiårs saksmapper skulle deponeres i den enkelte kommune, og at materialet skulle returneres til fylkesmennene for avlevering til statsarkivene innen 2016.

Det er imidlertid uklart hvordan disse bestemmelsene har blitt fulgt opp med tanke på endringene i geografiske ansvarsområder for statsforvalterembetene. For Hordaland har det, så vidt det er kjent, ikke blitt satt i gang noe initiativ for å hente inn arkiver fra kommunene. Statsforvalteren i Vestland ble opprettet ved sammenslåing av fylkesmannsembetene i Hordaland og Sogn og Fjordane fra 1.1.2019.

Fragmentert ansvar og etterslep

I 2006 overtok politi- og lensmannsetaten ansvaret for forliksrådene fra kommunene. Riksarkivaren vedtok bestemmelser om bevarings- og kassasjonsregler for de kommunale forliksrådene (ref. 2005/13939) og behandling av forliksrådenes arkiver (samme saknr.), inkludert elektronisk skapt materiale.

Arkivverket har også utarbeidet en veileder om emnet. Tre alternativer for overføring av arkivene ble presentert:

1. Arkivmateriale eldre enn 1930 skulle overføres til statsarkivene

2. Materiale fra 1930 til 1995 skulle overføres til statsarkivet eller et kommunalt arkivdepot, basert på den allerede etablerte rutinen.

3. Materiale yngre enn 1995 skulle gjøres tilgjengelig for de respektive politidistriktene ved omleggingen av forliksrådet.

I Vestland fylke har denne situasjonen ført til at fire arkivinstitusjoner oppbevarer arkivmateriale fra forliksrådene. Det er eksempler på at en institusjon oppbevarer papirarkivene, mens en annen har de elektroniske arkivene fra samme forliksråd. Delingen fører til mangel på ansvar for å etterlyse eller savne arkiver, og mye av arbeidet blir overlatt til enkeltpersoner.

Det er nok også et etterslep i registrering og publisering av katalog på Arkivportalen, og hvor godt Arkivverket har fulgt opp avleveringen av arkivene etter 1995, er uklart. Arkivportalen har 877 oppføringer av forliksrådarkiver fordelt blant 23 institusjoner, men bestemmelsen om arkiver eldre enn 1930 er ikke håndtert konsekvent. Det er også mange doble oppføringer. En mer helhetlig arkivkatalog kunne vært oppnådd ved å redusere antall institusjoner med dette ansvarsområdet.

Følger for arkiv

En effektiv håndtering av arkiver er avgjørende for å sikre bevaringen av vår kulturarv og gjøre viktige dokumenter tilgjengelige for fremtidige generasjoner. Det er viktig å ha klare og forutsigbare bevarings- og kassasjonsbestemmelser som unngår skjønnsmessige vurderinger som sikrer en effektiv fordeling av ansvar.

Riksarkivaren bør ta et ansvar for å følge opp egne bestemmelser og sikre at arkiver bevares. Uten en effektiv tilnærming til oppfølging kan resultatet bli fragmentert og uoversiktlig. Dette er det spesielt arkivbrukerne som taper på.