Arkivet ved fjellet

I sommer besøkte jeg Arquivo e biblioteca da Madeira. Arkivbygget fra 2004 er lokalisert i fjellsiden av regionhovedstaden Funchal og ligger med utsikt til gamlebyen. Informasjonen denne beretningen i hovedsak baserer seg på, er fra et møte med institusjonens direktør Nuno Mota.

Det regionale arkivet har ansvar for de offentlige arkivene som skapes i denne delen av Portugal, og sysselsetter til sammen 110 personer. Arquivo e biblioteca har røtter tilbake til 1931, er enerådende som arkivinstitusjon i den autonome regionen og bør forstås som et interkommunalt arkiv, ettersom de lavere forvaltningsnivåer avleverer sine arkiver dit. Denne ordningen har skjedd gradvis. Autonomien regionen har, gjelder også innenfor arkivlovverket, og institusjonen er derfor også øverste arkivmyndighet. Institusjonen er et «totalarkiv» både geografisk og kronologisk i at den har ansvar for arkivene fra de skapes til de er historiske, på tvers av alle forvaltningsnivåer. I tillegg har de privatarkiver.

Bestanden av papirarkiver strekker seg fra 1450-tallet til rundt 1974. Regionarkivet forvalter til sammen rundt 22 500 hyllemeter. I dette inngår også en for meg ukjent andel bøker, ettersom institusjonen også har dette ansvaret lokalt. Kapasiteten til papirdepotet er 33 000 hyllemeter, slik at fyllingsgraden for tiden er på rundt 70 %. Det er imidlertid ikke hentet inn mye arkivmateriale etter 1974, og kartlegginger viser at institusjonen ikke har kapasitet til å ta inn etterslepet innenfor den ledige plassen de har i dag.

Arkivkatalogene er registrert i Archeevo, som er bygget opp rundt ISAD(G)-standarden. Programvaren har funksjonelle og visuelle likheter med ASTA og er standard arbeidsverktøy for arkivbeskrivelse i Portugal. Katalogene er tilgjengeliggjort på institusjonen sine nettsider.

Regionarkivet har også fire millioner foto i samlingen, og mange av disse er digitalisert. Digitalisering er et satsingsområde, og institusjonen har en egen seksjon som arbeider spesifikt med dette. Av det mest brukte materialet er menighetsregister som gir oversikter over henholdsvis gifte og døpte mellom 1537 og 1911 i alle regionens kirker. Skannearbeidet er ferdigstilt, og materialet er fritt tilgjengeliggjort på institusjonens nettsider. Det pågår også transkribering av materialet – delvis ved bruk av frivillige. Restriksjoner og stengte lesesaler som følge av koronapandemien gjorde at regionarkivet etablerte skanning av arkivmateriale på forespørsel som en tjeneste. Ikke ulik den Arkivverket også etablerte i Norge.

Jeg oppfordrer til å besøke Arquivo e biblioteca da Madeira om muligheten skulle by seg. Institusjonen er mulig å nå med en kort busstur fra sentrum og har rullerende utstillinger som er gratis å besøke. I tillegg finnes det en kafé i bygget med inne- og uteservering med alle rettigheter.

Arkivets nettsted: abm.madeira.gov.pt