Satsing på næringslivsarkiver

Store næringsvirksomheter er og har vært selve bærebjelken i mange lokalsamfunns økonomiske, kulturelle og sosiale liv. Arkivene deres har derfor stor samfunnsmessig verdi. Likevel er det ingen selvfølge at de blir bevart for ettertiden.

Mens bevaring av arkiver fra det offentlige er lovregulert, blir arkiver etter privat virksomhet i mindre grad systematisk tatt vare på, og mange privatarkiver har gått tapt opp igjennom historien – og gjør det sikkert også i dag. Dette betyr at en viktig brikke vil mangle i det store puslespillet vår samtid vil være for fremtidens forskere og historieinteresserte. Av den grunn er det viktig å jobbe for at den dokumentasjonen som slike virksomheter skaper, blir tatt vare på.

Eksisterende virksomheter En bestandsanalyse gjort av Vestfoldarkivet viser at industribedrifter etablert i nyere tid er dårlig dokumentert i arkivene. Det som kjennetegner disse bevarte arkivene etter industrien, er at de aller fleste er skapt av bedrifter som har eksistert over lang tid. Av 28 industribedrifter med arkiver på fem hyllemeter og oppover ble 21 virksomheter etablert før 1920. 22 av dem er nå avviklet. Like viktig som å sikre arkivene etter den eldre industrihistorien er det å sørge for at vi får dokumentert dagens næringsliv. Som vi vet; det som skjedde i går, er historie i dag.

Derfor retter vi nå søkelyset mot eksisterende virksomheter i fylket. Ved å inngå et samarbeid om bevaring av arkiver i bedrifter som eksisterer, får vi en garanti for at arkivmateriale ikke kastes eller av andre årsaker mister sin kvalitet som kilde.

Vestfoldarkivet ble opprettet som Fylkesarkivet i Vestfold i 1997, og arbeidet med privatarkiver startet umiddelbart. Flere av de private virksomhetene som leverte arkiver i den tidlige fasen, var fortsatt aktive, men Vestfoldarkivet har som mange andre arkivinstitusjoner vært i den situasjonen at avlevering først blir et tema når virksomheten går konkurs, blir kjøpt opp eller legges ned. I disse situasjonene er det ofte snakk om en redningsaksjon for arkivene. Vi har lite eller ingen tid til å planlegge, vi får ikke gjort en bevaringsvurdering, vi har ikke god oversikt over arkivet. Arkivet blir pakket ned uten en god plan, det er ingen som kan betale for ordning og tilgjengeliggjøring. Det vi har sett, er at disse arkivene ofte ligger lenge før de kan tilgjengeliggjøres, fordi det mangler finansiering, og fordi ordningsjobbene er svært krevende.

Ved å arbeide etter en ny metodikk er målet bedre kvalitet på arkivene, at vi bruker ressursene på en mer bærekraftig måte, og at arkivene raskt blir ordnet og tilgjengeliggjort.

Prosjekt for bevaring av næringslivsarkiver

Vestfoldarkivet har fått utviklingsmidler fra Arkivverket til et treårig prosjekt som skal jobbe for bevaring av næringslivsarkiver i regionen. Prosjektet «Bærekraftig bevaring av næringslivsarkiver i Vestfold og Telemark» går over perioden 2021–2023 og er et samarbeid med Telemarksarkivet og bevaringsinstitusjoner i Telemark. I tillegg er Vestfold og Telemark fylkeskommune og NHO Vestfold og Telemark tett på prosjektet. Arbeidet retter seg mot eksisterende bedrifter med papirbaserte og/eller digitalt skapte arkiver.

Bærekraftig bevaring innebærer å bruke de ressursene vi har i regionen, på en bedre måte, samt å jobbe for gode, varige fellesløsninger som gir økt verdiskaping og samarbeid. Vi mener at dette er nøkkelen til suksess. Målet er en varig løsning som tar hensyn til nåtidens og fremtidens ressurser og plassbehov.

Første skritt i arbeidet var en ny bevaringsstrategi for Vestfold og Telemark. Bevaringsstrategien, utarbeidet av Vestfoldarkivet i samarbeid med Telemarksarkivet, definerer næringer og samfunnsområder av regional betydning og gjør oss i stand til å prioritere og utnytte ressursene best mulig. Arkiver som er omtalt både i den regionale strategien og i Arkivverkets nasjonale bevaringsstrategi, er prioritert.

Samarbeid med næringslivet

Prosjektet bygger videre på erfaringene fra sektorarkivene Norsk olje- og gassarkiv og Norsk bergindustriarkiv og tar utgangspunkt i disse arkivenes finansieringsmodell, som forutsetter et spleiselag mellom arkivinstitusjonen og bedriften. Mens bedriften bidrar økonomisk med engangsinvesteringer til ordning, uttrekk og tilgjengeliggjøring, står arkivinstitusjonen for magasinplass og forvaltning og drift av arkivet etter avlevering.

I prosessen ber vi om møter med ulike bedrifter. Deretter følger tilbud om kartlegging av arkivene, og om det er ønskelig, tjenester som ordning av bedriftens arkiver, avlevering med mer. Alt gjøres gjennom dialog og skriftlige avtaler.

Pilotbedrift

Bevaring av arkivet etter Jotron AS har vært en pilot i prosjektet. Bedriften har levert høyteknologiske sikkerhets- og kommunikasjonssystemer til skipstrafikk og luftfart over hele verden i over 50 år. Arkivet, som også dokumenterer innovasjon og forskning, er vesentlig for å forstå de prosessene som har ledet frem til disse leveransene. Administrerende direktør Merete Stavik Berdal er godt fornøyd med samarbeidet. Før overføringen til Vestfoldarkivet ble materiale som ikke lenger var i daglig bruk, satt bort på ulike steder i bedriftens lokaler. I slike situasjoner kan dokumentasjon bli borte på veien, og man kan lett miste oversikten over hva man har, og hvor det står.

Når arkivet avleveres til en arkivinstitusjon, blir dokumentasjonen sikret i overskuelig fremtid, bedriften sparer plass og tid, og eventuell sensitiv dokumentasjon oppbevares forsvarlig. Bedriften får ofte også bedre oversikt over egen dokumentasjon.

Teksten tar utgangspunkt i artikler fra Vestfoldarkivets egen publikasjon «Arkivert» fra 2022.