DIGITALARKIVET
KDRS forbereder seg på at flere vil velge Digitalarkivet
Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS) gjør justeringer i sin strategi for å møte fremtiden. Selv om medlemmene i samvirket foretrekker deres løsning for langtidsbevaring i dag, er det vanskelig å se for seg annet enn at Digitalarkivet blir den foretrukne løsningen på sikt.
Publisert
Sist oppdatert
– Vi har jo ikke i nærheten av de midlene Arkivverket har brukt på langtidsbevaring. Derfor er vår strategi at vi skal ha mer fokus på tilgjengeliggjøring og det å presentere dataene, sier daglig leder Tor Eivind Johansen.
KOMMINN-prosjektet
De siste to årene har KDRS drevet utviklingsprosjektet KOMMINN – kommunalt innsyn i Digitalarkivet.
Prosjektet har to mål:
- Teste og verifisere opplastning av til dels store NOARK5 arkivpakker
- Sørge for at Digitalarkivet har de nødvendige systemene og funksjonene slik at KDRS kan tilby sine medlemmer en tilpasset løsning for søk og visning av NOARK5 arkivpakker
Status for prosjektet per i dag er at KDRS venter på de nødvendige API-ene fra Arkivverket slik at de får tilgang på dataene.
– Arkivverket har vært tydelige på at de ikke kommer til å lage søk- og visningsløsninger for kommunale system. Her tenker vi at KDRS vil ha en rolle i fremtiden, sier Johansen.
KDRS ser for seg at arkivene blir lagret i Digitalarkivet, men at KOMMINN-løsningen brukes for å hente ut dataene til saksbehandling og lignende. For at løsningen skal være kostnadseffektiv, må den være selvbetjent for kommunene.
Usikkerhetsmomentet for kommunene er at Digitalarkivet ikke har presentert noen kostnader for dette.
Søk og Vis
Samvirket har utviklet løsningen Søk og Vis, hvor saksbehandlere og andre i kommunen kan søke frem og hente ut informasjon fra materialet de har deponert i KDRS’ langtidsbevaring. Tilbakemeldingene fra arkivinstitusjonene har vært svært positive.
– På sikt, når medlemmene ber om det, vil vi være klar til å drøfte en overføring til Digitalarkivet. Usikkerhetsmomentet for kommunene er at Digitalarkivet ikke har presentert noen kostnader for dette. I dag er det gratis. Spørsmålet er om staten kommer til å betale for all deponering av kommunale arkiv i fremtiden, eller om det vil komme en kostnad. Den tror jeg er helt avgjørende for hva kommunale arkiv kommer til å velge, sier Johansen.
– Den største gevinsten KDRS har tilført eierne, om vi ser stort på det, er at vi har etablert et samarbeid og et nettverk. Da vi startet, var det kanskje én person på de ulike arkivinstitusjonene som jobbet med dette, de hadde ingen kolleger å utveksle erfaringer med. I dag er vi som en stor familie som jobber med elektronisk arkiv i arkivinstitusjonen. Terskelen for å ta kontakt er lav, og man vet stort sett hvilke folk man skal ringe til hvis det er spesifikke problemer. Det er jo en forutsetning for at folk er så fornøyde, sier Johansen.
