Kaos satt i system - Erfaringer fra en praksisperiode med ordning av et arkiv

Formålet med emnet «Praksis i arbeidslivet» er å gi studenter ved det humanistiske fakultet ved Universitetet i Bergen relevant og praktisk erfaring i arbeidslivet. Faget skal bidra til at studentene anvender teoretisk kunnskap, utvikler relevante ferdigheter og bygger nettverk for fremtidig karriere. Som studenter uten spesielt mye arbeidserfaring, tenkte vi begge at faget var midt i blinken.

Interkommunalt arkiv i Hordaland er arkivdepotinstitusjon for 24 kommuner i Vestland fylke. I løpet av våren fikk vi prøve oss på en rekke arbeidsoppgaver. Vi fikk blant annet prøve oss på digitisering og publisering på Digitalarkivet, deponering av papirarkiv, innsyn i deponert arkiv, og ikke minst ordning og registrering av kommunalt skapt arkivmateriale.

Opplæring på prøve

Etter en del uker med opplæring, fikk vi vår første selvstendige oppgave.

Vi skulle sette orden i et klientarkiv som var i totalt kaos. Arkivserien hadde blitt deponert for mange år siden, og det som en gang hadde vært arkivets indre orden var for lengst borte. Arkivskaperen hadde dessuten opphørt i forbindelse med kommunereformen. Her var det ingen å spørre om hjelp.

Arkivet inneholdt viktig rettighetsdokumentasjon fra kommunelegekontoret. Kontoret var lokalisert i andre etasje på bygdas kjøpesenter, og ingen følte særlig ansvar for det før nå. Innad i depotet skulle arkivene flyttes og stilles opp på nytt, og vi ble satt på oppgaven.

Som to ferske praksisstudenter kjente vi på ærefrykten. Opplæringen vi hadde fått skulle settes på prøve.

«First come, first serve»-metoden

Vi stod fritt til å bestemme hvordan virvaret av mapper og ark skulle ordnes. Skulle det være alfabetisk, etter fødselsdato eller på andre tradisjonelle metoder? Valget falt imidlertid på en helt annen løsning. Kaosregistrering eller «first come, first serve»-metoden, som vi valgte å kalle den.

Grovordning av materialet, som bestod av både løse ark og mapper i tillegg til tomme og doble mapper, hadde vært tidskrevende etter tradisjonelle metoder. Vi registrerte derfor mappene i excel i den tilfeldige rekkefølgen som vi fant dem og plasserte dem midlertidig i fruktkasser. Dette i stedet for å skaffe oss oversikt over hele serien.

Klientarkivet ble ordnet samtidig som binders, plast og andre ting som ikke var bevaringsverdig ble plukket ut.

Hver mappe fikk en korresponderende linje i registeret og listen fungerte som en midlertidig fremfinningsmetode. Denne viste seg raskt å bli særlig verdifull for de løse dokumentene. Ved å føre kaoset inn i excel-registeret, kunne vi enkelt finne frem til hvor de manglende arkivalier hørte hjemme.

Mappeomslagene var av en type som ikke fikk plass i tradisjonelle A4 arkivesker. Vi måtte derfor samle alt om en klient i én ny mappe, og merke den nye mappen med gråblyant eller arkivbestandig penn - en tidkrevende oppgave, med risiko for menneskelige feil. Håndskrift er ikke alltid like lett å tyde.

Så kom vi til å tenke på excel-registeret vi allerede jobbet med. Kunne vi få noe merverdi fra dette underveis? Vi lurte på om vi ikke like gjerne kunne skrive ut navnelapper fra excel-registeret, og lime disse på den nye mappeklaffen mens det opprinnelige mappeomslaget ble sendt til makulering.

Til slutt importerte vi excel-registrert inn i Asta ved hjelp av masseregistrering, og skrev ut og limte på etiketter på arkivboksene.

To minutter per mappe

Vi hadde ingen anelse om hvor mange mapper vi skulle bytte eller hvor mange klienter vi skulle registrere da vi startet, annet enn at kontorets hyller, pulter og det som føltes som all ledig luft var okkupert av bugnende fruktkasser fraværende frukt.

Denne metoden kan virke rotete – også under ordning. Det var viktig å bytte på arbeidsoppgavene i ny og ne, så den ene ikke stirret seg blind på excel-registeret og den andre ikke følte oppgaven med arkivbegrensningen var uendelig. Det var fort gjort å med uhell sette en mappe i feil rekkefølge, når man gjennomgikk detektivarbeidet ved å plassere løs dokumentasjon. Ikke minst var det å skrive alternative versjoner av navn i registeret noe som også kunne skje, men siden vi byttet på oppgavene var det enklere å sørge for at vi begge holdt orden i sakene.

I mange tilfeller viste det seg at de løse dokumentene ikke hadde en tilhørende mappe. Det er åpenbart verken effektivt eller logisk å lete igjennom 2100 klientmapper hvis man ikke vet om mappen overhodet eksisterer. Men ved hjelp av registeret tok det sekunder å søke opp klienten og bla igjennom kassene til riktig plassering.

Da resultatet var klart, hadde vi registrert 2100 klienter og laget tilsvarende mange mapper. Totalt sett hadde vi gjennomgått rundt 30 hyllemeter, og registrert rundt 200 klienter per arbeidsdag. Gjennom «kaosregistreringen» økte effektiviteten, og tallene viser at vi brukte rundt to minutter per klientmappe.

Den tidligere opplæringen viste seg verdig prosjektet, og klientarkivet står nå ordnet i sin helhet.

Fra teoretisk kunnskap til praktiske utfordringer

Praksisperioden hos IKA Hordaland har gitt oss verdifull erfaring. Ikke bare har vi fått tatt i bruk fagkompetansen vår og knyttet kontakter innad i arkivsektoren, vi har også fått jobbe selvstendig og tatt egne faglige valg i hvordan håndtere og systematisere kaotiske arkiver. 

Gjennom «first come, first serve»-metoden har vi effektivt organisert et komplekst klientarkiv. Denne erfaringen har vist oss viktigheten av fleksibilitet og kreativitet i arkivarbeid, samt betydningen av å kunne tilpasse teoretisk kunnskap til praktiske utfordringer. Selv om metoden vår har sine sårbarheter, har den vist seg som en effektiv løsning under stramme tidsfrister. 

Som studenter er vi meget takknemlige for å ha fått muligheten til å være med på dette praksisopplegget.